Comment construire l'emploi du temps général d'un lycée américain

Les quatre doivent être réglées avant que le placement commence. L'absence de l'une n'arrête pas le logiciel que vous utilisez ; elle empêche l'emploi du temps de signifier quoi que ce soit.

1. Des vœux de cours vérifiés. Les cours demandés par chaque élève pour l'année prochaine, après relecture par les conseillers, avec les vœux de repli enregistrés. Les vœux pilotent tout ce qui suit, donc un taux d'erreur que vous toléreriez ailleurs est ici intolérable. 2. Le personnel, en allocations réelles. Quels enseignants sont disponibles, pour combien de sections, avec les certifications et les contraintes de temps partiel qui vont avec. L'allocation sur papier d'un département et sa disponibilité réelle sont rarement le même document. 3. L'inventaire des salles. Les salles ordinaires plus chaque espace contraint : laboratoires, gymnases, ateliers, la seule salle avec le four à céramique. 4. La grille horaire de référence. Les créneaux par jour, la structure du déjeuner, et toute rotation A/B ou par blocs, décidés avant le placement, car les changer ensuite relance toute la construction.

Sortez les totaux de vœux par cours et comparez-les à l'année précédente. Un cours qui a doublé ou été divisé par deux est d'abord, en général, un problème de données (un formulaire d'inscription resté sur une valeur par défaut, une conseillère qui a saisi par lot) avant d'être une histoire de demande. Traquez les anomalies maintenant. Corriger cent vœux en mars coûte un après-midi ; les corriger en août coûte l'emploi du temps.

Pendant que vous êtes dans les données, enregistrez les vœux de repli. Quand le premier choix d'un élève ne peut pas être planifié, le vœu de repli est ce sur quoi le chargeur se rabat, et un vœu de repli vide devient un rendez-vous avec un conseiller la première semaine de classe.

Divisez le nombre de vœux de chaque cours par votre taille de classe cible pour obtenir le nombre de sections. Arrondissez avec discernement : 27 vœux pour une cible de 25, c'est une section généreuse ou deux sections serrées, et la réponse dépend du personnel, des plafonds contractuels, et du fait que le cours gagne ou perd historiquement des élèves pendant l'été.

Affectez ensuite un enseignant à chaque section avant de placer quoi que ce soit. C'est l'étape que les établissements reportent le plus souvent, et la reporter est la raison pour laquelle une grille qui semblait terminée en mai s'effondre en juillet quand la disponibilité réelle de personnes réelles la rattrape. La charge enseignante a ses propres arbitrages ; le guide charge enseignante les couvre.

Un singleton est un cours avec exactement une section : français niveau avancé, orchestre, la cohorte de soudure de troisième année. Un doubleton en a deux. Ces termes comptent parce qu'un élève qui demande deux singletons placés sur le même créneau ne pourra jamais suivre les deux, et aucun réajustement ultérieur ne corrige cela.

Donc avant de placer quoi que ce soit, construisez la matrice de conflits : pour chaque paire de singletons (puis de doubletons), comptez combien d'élèves ont demandé les deux. Les paires avec des comptes élevés doivent atterrir sur des créneaux différents. Les paires à zéro peuvent en partager un. La plupart des logiciels d'emploi du temps génèrent cette matrice à partir du fichier de vœux ; dans un tableur, c'est un tableau croisé dynamique sur les paires de vœux, fastidieux mais tout à fait faisable.

Placez d'abord les éléments les plus difficiles, tant que la grille est encore assez vide pour les accepter :

1. Les singletons, répartis sur les créneaux selon la matrice de conflits. 2. Les sections liées à des ressources rares : le gymnase unique, le laboratoire partagé, l'enseignant présent dans l'établissement seulement le matin. 3. Les doubletons, en utilisant la matrice de la même façon. 4. Les cours à sections multiples en dernier. Un cours à six sections peut absorber presque n'importe quel créneau libre restant d'un élève, et c'est exactement pour cela qu'il attend.

Gardez visibles la couverture du déjeuner et les créneaux de préparation contractuels tout au long du processus. Une grille peut être sans conflit pour les élèves et rester impossible à couvrir en personnel parce qu'un département consomme tout son créneau de déjeuner.

Lancez le chargeur d'élèves. Il planifiera proprement un certain pourcentage d'élèves et renverra une liste de conflits pour le reste. Lisez cette liste comme une preuve sur la grille : si la même paire de cours arrive en tête du décompte des conflits, ces sections sont mal placées l'une par rapport à l'autre, et déplacer une section résoudra des dizaines de conflits d'élèves d'un coup. Corriger les dizaines à la main une par une traite le symptôme et laisse la cause sur la grille pour août.

Il n'existe pas de seuil universel pour une bonne première charge, et quiconque en cite un décrit son propre établissement. La lecture honnête est la tendance : chaque correction structurelle devrait faire monter le pourcentage propre, et quand d'autres déplacements cessent de le faire monter, les conflits restants sont réellement individuels et relèvent des conseillers.

Avant de publier, vérifiez l'équilibre des sections. Le chargeur remplit les places dans l'ordre où il rencontre les élèves, donc sans une passe sur les chiffres, vous pouvez vous retrouver avec une section de 31 et une section sœur de 19. Rééquilibrez pendant que les emplois du temps sont encore privés ; chaque échange après publication est un changement d'emploi du temps qu'un élève subit.

Puis arrêtez. Il y a toujours une amélioration de plus disponible, et la poursuivre au-delà du point des corrections structurelles est la raison pour laquelle les emplois du temps généraux restent non publiés jusqu'en août. Publiez, gardez une fenêtre de changement pour les erreurs véritables, et mettez tout le reste sur la liste pour la construction de l'année prochaine.

- Reprendre la grille de l'année dernière sans la confronter aux vœux de cette année. Repartir de la grille précédente est une pratique courante ; l'erreur est de sauter le recomptage des sections face aux vœux actuels, et les changements de demande ressortent ensuite comme des conflits dans la charge des élèves. - Placer les singletons trop tard. À ce moment-là, la grille s'est déjà figée autour d'eux. - Traiter le rapport de conflits comme un problème d'élève. La première lecture du rapport concerne toujours le placement des sections. - Sauter les vœux de repli à l'inscription. Le coût retombe sur les conseillers la première semaine. - Changer la grille horaire de référence en cours de construction. Chaque décision de placement prise avant le changement l'a été contre une grille qui n'existe plus.

La version tableur de ce processus fonctionne, et les petits établissements l'exécutent chaque année. Ce que le logiciel change, c'est le coût de l'itération : régénérer la matrice de conflits après une correction de vœu, relancer la charge d'élèves après un déplacement de section, et valider la grille sans la relire cellule par cellule. Smootables couvre le côté structurel de la construction, en plaçant les sections dans le respect des contraintes d'enseignant, de salle et de créneau, et en révélant les chocs avant que les changements soient appliqués, de sorte que chaque passage par les étapes 4 et 5 prend des minutes au lieu d'une soirée. Si vous comparez des outils dédiés, commencez par la comparaison actuelle des logiciels d'emploi du temps scolaire.