Cómo construir un horario maestro para un instituto

Necesita las cuatro resueltas antes de que empiece la colocación. Que falte una no detiene el software que usa; detiene que el horario signifique algo.

1. Solicitudes de curso verificadas. Los cursos solicitados por cada alumno para el próximo año, tras la revisión de orientación, con las alternativas registradas. Las solicitudes impulsan todo lo que viene después, así que una tasa de error que toleraría en cualquier otro sitio aquí es intolerable. 2. Personal, en asignaciones reales. Qué profesores están disponibles, para cuántas secciones, con certificaciones y limitaciones de tiempo parcial adjuntas. La asignación en papel de un departamento y su disponibilidad real rara vez son el mismo documento. 3. Inventario de aulas. Aulas ordinarias más cada espacio restringido: laboratorios, gimnasios, talleres, el aula con el horno de cerámica. 4. El horario de campanas. Períodos por día, estructura del almuerzo y cualquier rotación A/B o por bloques, decidido antes de la colocación, porque cambiarlo después reinicia la construcción.

Extraiga los totales de solicitudes por curso y compárelos con el año anterior. Un curso que se ha duplicado o reducido a la mitad suele ser primero un problema de datos (un formulario de matrícula con un valor por defecto, una orientadora que introdujo datos en lote) antes de ser una historia de demanda. Persiga las anomalías ahora. Corregir cien solicitudes en marzo cuesta una tarde; corregirlas en agosto cuesta el horario.

Mientras esté en los datos, registre las alternativas. Cuando la primera opción de un alumno no se puede programar, la alternativa es lo que usa el cargador como respaldo, y una alternativa en blanco se convierte en una reunión con orientación en la primera semana de clase.

Divida el número de solicitudes de cada curso entre el tamaño de clase objetivo para obtener el número de secciones. Redondee con criterio: 27 solicitudes con un objetivo de 25 son una sección generosa o dos ajustadas, y la respuesta depende del personal, los topes de contrato y si el curso históricamente gana o pierde alumnos durante el verano.

Después asigne un profesor a cada sección antes de colocar nada. Este es el paso que los centros más a menudo posponen, y posponerlo es cómo una parrilla que en mayo parecía terminada se derrumba en julio cuando la disponibilidad real de personas reales la encuentra. La carga docente tiene sus propias contrapartidas; la guía carga docente las cubre.

Un singleton es un curso con exactamente una sección: francés avanzado, orquesta, la cohorte de soldadura de tercer año. Un doubleton tiene dos. Estos términos importan porque un alumno que solicita dos singletons colocados en el mismo período nunca podrá cursar ambos, y ningún reajuste posterior lo arregla.

Así que antes de colocar nada, construya la matriz de conflictos: para cada par de singletons (después doubletons), cuente cuántos alumnos solicitaron ambos. Los pares con recuentos altos deben quedar en períodos distintos. Los pares con cero pueden compartir uno. La mayoría del software de horarios genera esta matriz a partir del archivo de solicitudes; en una hoja de cálculo es una tabla dinámica sobre pares de solicitudes, tedioso pero totalmente factible.

Coloque primero lo más difícil, mientras la parrilla todavía está lo bastante vacía para aceptarlo:

1. Singletons, repartidos entre períodos según la matriz de conflictos. 2. Secciones ligadas a recursos escasos: el único gimnasio, el laboratorio compartido, el profesor que solo está en el edificio por las mañanas. 3. Doubletons, usando la matriz de la misma manera. 4. Los cursos multisección al final. Un curso con seis secciones puede absorber casi cualquier período libre restante de un alumno, y por eso precisamente espera.

Mantenga visible la cobertura del almuerzo y los períodos de planificación contractuales mientras avanza. Una parrilla puede estar libre de conflictos para los alumnos y seguir siendo imposible de cubrir con personal porque un departamento consume toda su franja de almuerzo.

Ejecute el cargador de alumnos. Programará limpiamente a un cierto porcentaje de alumnos y devolverá una lista de conflictos para el resto. Lea esa lista como evidencia sobre la parrilla: si el mismo par de cursos encabeza el recuento de conflictos, esas secciones están en los períodos equivocados entre sí, y mover una sección despejará docenas de conflictos de alumnos de golpe. Corregir las docenas a mano una por una trata el síntoma y deja la causa en la parrilla para agosto.

No hay un umbral universal para una buena primera carga, y quien cite uno está describiendo su propio edificio. La lectura honesta es la tendencia: cada corrección estructural debería elevar el porcentaje limpio, y cuando más movimientos dejan de elevarlo, los conflictos restantes son genuinamente individuales y corresponden a orientación.

Antes de publicar, revise el equilibrio de secciones. El cargador llena plazas en el orden en que se encuentra con los alumnos, así que sin una pasada sobre los números puede acabar con una sección de 31 y una sección hermana de 19. Reequilibre mientras los horarios siguen siendo privados; cada cambio después de la publicación es un cambio de horario que un alumno experimenta.

Después pare. Siempre hay una mejora más disponible, y perseguirla más allá del punto de las correcciones estructurales es cómo los horarios maestros permanecen sin publicar hasta agosto. Publique, mantenga una ventana de cambios para errores genuinos, y ponga todo lo demás en la lista para la construcción del próximo año.

- Trasladar la parrilla del año pasado sin contrastarla con las solicitudes de este año. Reutilizar la parrilla anterior como base es práctica habitual; el error es saltarse el recuento de secciones frente a las solicitudes actuales, y los cambios de demanda acaban aflorando como conflictos en la carga de alumnos. - Colocar los singletons tarde. Para entonces la parrilla ya se ha endurecido a su alrededor. - Tratar el informe de conflictos como un problema de los alumnos. La primera lectura del informe siempre trata de la colocación de secciones. - Saltarse las alternativas en la matrícula. El coste recae en orientación en la primera semana. - Cambiar el horario de campanas a mitad de construcción. Cada decisión de colocación tomada antes del cambio se tomó contra una parrilla que ya no existe.

La versión en hoja de cálculo de este proceso funciona, y los centros pequeños la ejecutan cada año. Lo que cambia el software es el coste de la iteración: regenerar la matriz de conflictos tras una corrección de solicitud, volver a ejecutar la carga de alumnos tras mover una sección, y validar la parrilla sin leerla celda a celda. Smootables cubre el lado estructural de la construcción, colocando secciones respetando las restricciones de profesor, aula y período, y mostrando choques antes de aplicar cambios, de modo que cada pasada por los pasos 4 y 5 tarda minutos en lugar de una tarde. Si está comparando herramientas dedicadas, empiece por la comparación actual de software de horarios escolares.