Points essentiels
- Une contrainte dure doit toujours tenir, comme aucun enseignant ou groupe en double réservation ; une contrainte souple est une préférence que le plan peut sacrifier une fois que les règles dures ne laissent plus de marge.
- Un modèle manuel convient à une seule classe et un seul enseignant, mais rien ne vérifie la grille dès qu'un second enseignant, une salle ou un groupe entre en jeu.
- Un tableur contient plus de données qu'une seule page ne le permettrait, mais il ne distingue pas une contrainte dure d'une contrainte souple, et vérifier l'une ou l'autre reste un calcul manuel à chaque fois.
- Un logiciel spécialisé d'emploi du temps applique les contraintes dures comme des règles, optimise les contraintes souples comme des préférences, valide avant de générer, et peut indiquer la raison quand une solution s'avère infaisable.
Modèles manuels
La version la plus simple : une grille vide, imprimée ou en modèle PDF ou image, remplie à la main. C'est l'outil adapté à une seule classe gérée par un seul enseignant, où tout l'emploi du temps tient sur une page et dans la tête d'une seule personne. Il n'y a aucun logiciel à apprendre ni rien à configurer.
Il cesse d'être le bon outil dès qu'un second enseignant, une salle ou un groupe entre en jeu, parce que rien ne vérifie la grille à votre place. Une double réservation n'est repérée que lorsqu'une personne regarde par hasard les deux bonnes cases en même temps, et un cours sans place, un cours qui n'a nulle part où aller parce que son enseignant ou ses élèves ne sont pas libres en même temps, reste invisible jusqu'à ce que quelqu'un essaie réellement de le donner.
Tableurs
La plupart des écoles qui dépassent le stade de la classe unique finissent ici, et pour de bonnes raisons : un tableur contient bien plus qu'une seule page, et tout le monde sait déjà l'ouvrir. Le problème est de savoir où finissent les données. Dès que plusieurs personnes ou plusieurs sites construisent chacun un morceau du même plan, l'emploi du temps se répartit entre des fichiers Excel séparés qu'il faut ensuite rassembler à la main, et le plan de l'année doit être terminé avant que le placement réel puisse commencer.
Un tableur ne distingue pas non plus une contrainte dure d'une contrainte souple. Il peut contenir les deux, mais vérifier si les heures hebdomadaires d'un enseignant dépassent le plafond, ou si un échange en chaîne, une série de petits mouvements qui libère une place pour un cours coincé, fonctionne réellement, reste un calcul manuel à chaque fois. C'est sans problème à petite échelle et devient tout le travail à plus grande échelle.
Logiciel spécialisé d'emploi du temps
Un logiciel conçu spécifiquement pour ce problème traite la séparation dur/souple comme sa tâche même, plutôt que comme quelque chose qu'une personne entretient à l'œil. Il applique les contraintes dures comme des règles qu'un plan ne peut pas violer et les contraintes souples comme des préférences qu'il optimise, et il valide la configuration avant même de générer quoi que ce soit, de sorte qu'une tentative vouée à l'échec échoue avant de gaspiller un après-midi, pas après. Quand un cours ne peut vraiment pas être placé, ce type de logiciel peut en indiquer la raison, plutôt que de laisser quelqu'un chercher quelle contrainte en interaction est le véritable blocage.
C'est aussi la catégorie conçue pour gérer les cas qui rompent l'hypothèse de classe entière sous-jacente à une grille simple : un programme professionnel où un atelier a un nombre fixe de postes et où des cohortes s'y relaient, ou un bloc de stage qui envoie des élèves hors site un ou deux jours par semaine. Ni l'un ni l'autre ne s'insère proprement dans le modèle de classe entière et de salle unique qu'une grille simple suppose, et un tableur n'a aucun moyen natif de représenter l'un ou l'autre au-delà d'une note manuelle.
Quelle méthode convient à quel processus
La question de l'outil et la question du processus n'en font en réalité qu'une, parce que le processus décide qui fait la vérification.
Les enseignants construisent entièrement leur propre emploi du temps. C'est le cas du modèle manuel ou de la feuille unique : une personne, un périmètre, rien à consolider. Un modèle ou un tableur simple est proportionné ici ; le problème de coordination que résolvent les autres méthodes n'existe pas encore.
Les enseignants rédigent des projets, et un planificateur les consolide. C'est là qu'un tableur partagé commence à se tendre, parce que la phase de planification n'est pas standardisée entre planificateurs ou sites à ce stade, et que la qualité et le calendrier finissent par dépendre de la personne qui consolide. La consolidation est exactement le moment où un conflit entre les contraintes dures de deux projets, chacun plausible pris isolément, ne devient visible qu'une fois que quelqu'un les combine, et les combiner à la main est ce qui consomme vraiment les heures.
Les planificateurs construisent tout l'emploi du temps, les enseignants fournissent surtout des préférences. C'est la charge de coordination la plus complète, et celle où le logiciel spécialisé se révèle le plus utile : une seule personne tient désormais à la fois le plafond d'heures de chaque enseignant et les dépendances du programme, en plus de la disponibilité de chaque salle, ce qui est exactement la tâche pour laquelle un solveur de contraintes est conçu.
L'efficacité des coûts ici n'est pas vraiment une question de prix de licence. Rien concernant nos propres tarifs n'est encore arrêté ni publié. Le coût réel est le temps que consomme l'étape de coordination, chez qui : une grille manuelle ou un tableur coûte du temps en proportion du nombre de personnes et de contraintes qui touchent le plan, et ce coût croît avec l'échelle, alors que la vérification d'un solveur ne le fait pas.
Où Smootables s'inscrit dans tout cela
Dans la catégorie de logiciels décrite ci-dessus, Smootables en est un exemple : le solveur sépare 11 familles de contraintes dures de 6 préférences souples pondérées, valide un plan avant de le générer, et indique la raison quand une solution s'avère infaisable au lieu d'échouer silencieusement. Que cette forme convienne à votre école dépend duquel des trois processus ci-dessus vous suivez réellement.
Si vous voulez voir le solveur lui-même à l'œuvre, comment fonctionne le solveur automatique d'emploi du temps l'explique plus en détail. Si vous pesez déjà des outils nommés les uns contre les autres, le comparatif logiciel est une étape suivante plus utile que cette page.
Questions que se posent les planificateurs pour choisir une méthode d'emploi du temps
Quelle est la différence entre une contrainte dure et une contrainte souple ?
Une contrainte dure doit toujours tenir, par exemple aucun enseignant ou groupe en double réservation, ou personne au-dessus d'un plafond d'heures hebdomadaire, sinon le plan ne compte pas comme utilisable. Une contrainte souple, comme la période libre préférée d'un enseignant ou répartir une matière uniformément sur la semaine, est une préférence que le plan essaie de respecter mais peut sacrifier une fois que les règles dures ne laissent plus de marge.
Quand un modèle ou un tableur suffisent-ils à construire un emploi du temps scolaire ?
Un modèle manuel convient à une seule classe gérée par un seul enseignant, où tout l'emploi du temps tient sur une page. Un tableur peut mener une école plus loin, puisqu'il contient plus d'une page et que tout le monde sait déjà l'ouvrir, mais ni l'un ni l'autre ne vérifie automatiquement une double réservation ou une contrainte dure violée. Cela reste un calcul manuel.
Que peut faire un logiciel spécialisé d'emploi du temps qu'un tableur ne peut pas ?
Il applique les contraintes dures comme des règles qu'un plan ne peut pas violer et les contraintes souples comme des préférences qu'il optimise, valide la configuration avant de générer quoi que ce soit, et peut indiquer la raison quand une solution s'avère infaisable. Il est aussi conçu pour gérer des cas qu'une grille simple ou un tableur ne peuvent pas représenter, comme un atelier professionnel avec un nombre fixe de postes ou un bloc de stage qui envoie des élèves hors site une partie de la semaine.
Quelle méthode convient à notre processus d'emploi du temps ?
Cela dépend de qui fait le travail. Si les enseignants construisent entièrement leur propre emploi du temps, un modèle ou un tableur simple est proportionné. Si les enseignants rédigent des projets et qu'un planificateur les consolide, un tableur partagé commence à se tendre dès qu'un conflit entre contraintes dures de deux projets ne devient visible qu'à la consolidation. Si les planificateurs construisent tout l'emploi du temps, le logiciel spécialisé se révèle le plus utile, car une seule personne tient désormais chaque contrainte à la fois.