Points essentiels
- Smootables affiche chaque année scolaire d'un campus comme une seule frise de planification façon Gantt sur toute l'offre de formation, avec des niveaux année, période et semaine.
- La frise fonctionne sur le même solveur et le même modèle de données que la génération automatique d'emplois du temps, si bien qu'une vue pluriannuelle et la planification d'une seule période partagent un même espace de travail au lieu d'un tableur reconstruit chaque année.
- L'import Excel et CSV, ainsi que l'export CSV, Excel et PDF, gardent la frise pluriannuelle connectée aux tableurs et aux vues d'impression déjà en circulation sur un campus.
- Chaque génération crée une branche contenant un instantané immuable, si bien que les planificateurs comparent, restaurent ou annulent des années, et une modification manuelle est consignée dans un journal d'audit par branche.
Pourquoi le plan de l'année prochaine part-il encore du tableur de l'année dernière ?
Vous ouvrez le tableur de l'année dernière pour construire le plan de cette année. Les données de la nouvelle année scolaire vivent dans plusieurs fichiers Excel distincts, et les rassembler en une image exploitable est un travail manuel avant même que la vraie planification commence. Cela doit aussi arriver tôt : le plan d'année est la phase qui doit se terminer avant que le placement des emplois du temps puisse commencer.
Ce qui se perd facilement dans ce processus, c'est l'année que l'on ne regarde pas. Une fois le fichier de cette année construit, la version de l'année dernière est archivée et l'année prochaine repart d'une feuille vierge. Un planificateur a décrit ce manque sans détour : aucun moyen de voir l'ensemble, combien d'heures chaque enseignant porte sur les périodes et les trimestres, et le souhait d'une vue pluriannuelle plutôt qu'une période ou une année à la fois. Un tableur unique répond à « à quoi ressemble cette année ». Il n'a jamais été conçu pour répondre à « comment cette année se compare-t-elle à la précédente, ou prépare-t-elle la suivante ».
Que montre une frise de planification pluriannuelle dans Smootables ?
Smootables affiche une frise de planification à l'échelle du campus sur votre offre de formation façon Gantt, avec des niveaux année, période et semaine, si bien qu'elle lit chaque année scolaire du campus à la fois plutôt qu'une par une. Une qualification qui s'étend sur plusieurs années scolaires apparaît sur toutes ces années, dans la même vue que la période que vous dotez en personnel actuellement.
Pourquoi voir les autres années change-t-il le travail de planification ?
Un plan d'année reconstruit à partir de rien et une frise pluriannuelle ne sont pas la même tâche habillée d'un logiciel différent. Quand l'année dernière, cette année et l'année prochaine tiennent dans une seule vue, une décision prise pour la période en cours devient visiblement aussi une décision sur les années voisines, avant même de vous y être engagé. Les planificateurs qui demandaient une vue calendaire pluriannuelle ne demandaient pas un graphique plus joli. Ils demandaient à ne pas perdre la comparaison qu'un fichier annuel unique élimine structurellement.
Qu'y a-t-il sous le capot de la frise de planification pluriannuelle ?
La frise fonctionne sur le même solveur d'emplois du temps et le même modèle de données que le reste de la plateforme, pas sur une couche de reporting ajoutée à part.
Le solveur d'emplois du temps
Google OR-Tools CP-SAT, exécuté en deux phases : une passe de faisabilité, puis une optimisation pondérée. Il applique 11 familles de contraintes strictes et optimise 6 préférences souples pondérées et configurables par l'établissement.
Granularité de la planification
Des intervalles de 15 minutes, avec des durées de cours de 5 à 480 minutes, si bien que les créneaux courts, les doubles périodes et les ateliers d'une journée entière tiennent sur la même grille sans contournement.
Validation avant génération
13 vérifications avant génération détectent tôt une configuration vouée à l'échec, et une exécution infaisable renvoie l'une de 9 causes de conflit typées avec des suggestions concrètes. Une exécution qui ne peut pas tout placer renvoie tout de même un emploi du temps partiel, avec les cours non placés rangés dans une zone d'attente plutôt que le résultat entier rejeté.
Historique des branches
Chaque génération crée une branche contenant un instantané immuable. Les branches peuvent être comparées, restaurées et annulées, et les modifications manuelles sont consignées dans un journal d'audit par branche. La génération incrémentale ne régénère que les groupes modifiés et conserve le reste de la grille.
Comment vos données entrent-elles dans la frise pluriannuelle ?
Les données de planification d'une année partent rarement d'un seul fichier propre. Nos outils d'import acceptent Excel et CSV pour les ressources, l'offre d'enseignement et les plans de période complets. Quand les données d'un établissement demandent davantage, l'équipe Smootables les migre à la main dans le cadre de l'intégration des nouveaux établissements clients.
Les exports fonctionnent tout aussi directement dans l'autre sens : CSV, Excel avec une feuille par période, et une vue d'impression PDF. Cela signifie qu'une frise pluriannuelle reste transmise proprement à qui, sur votre campus, travaille à partir d'une grille imprimée ou d'un tableur partagé, parce que les formats d'export correspondent à ce qui circule déjà sur votre campus.
- Analyse du fichier Excel ou CSV importé
- Correspondance des colonnes avec vos champs
- Une étape d'aperçu avant toute validation
- Traitement des correspondances ambiguës pour les lignes peu claires
- Détection des doublons entre fichiers
Comment la frise reste-t-elle un standard unique entre planificateurs et campus ?
Quand plusieurs planificateurs se partagent le travail, ou qu'un campus mène la phase de planification sur plus d'un site, le plan d'année peut varier selon qui le fait et quand, simplement parce qu'il n'existe aucun standard partagé pour le tenir. La frise pluriannuelle est un endroit où ce standard peut vivre : la même structure, le même jeu de contraintes, et la même vue de chaque année du campus, quel que soit le planificateur qui ouvre l'outil.
C'est aussi à cela que sert l'historique des branches sous la frise. Chaque génération est un instantané que vous pouvez comparer, restaurer ou annuler, et une modification manuelle atterrit dans le journal d'audit du campus plutôt que dans le tableur privé d'un planificateur. Le planificateur qui construit le plan voit une tâche devenue plus facile ; la personne qui doit valider la façon dont l'année a été planifiée voit le même journal d'audit comme un contrôle, pas seulement comme un confort.
Questions des établissements sur la planification pluriannuelle
La frise pluriannuelle remplace-t-elle la génération d'emplois du temps année par année ?
Non. La frise fonctionne sur le même solveur d'emplois du temps et le même modèle de données que le reste de Smootables (Google OR-Tools CP-SAT, exécuté en deux phases : une passe de faisabilité, puis une optimisation pondérée), si bien qu'une vue pluriannuelle coexiste avec la génération d'emplois du temps d'une seule période plutôt que de la remplacer.
Quelle part du campus la frise pluriannuelle couvre-t-elle ?
La frise affiche chaque année scolaire d'un campus à la fois, y compris une qualification qui s'étend sur plusieurs années scolaires, dans la même vue que la période que vous dotez en personnel actuellement.
Pouvons-nous rapprocher le plan de l'année dernière de celui de cette année dans une seule vue ?
Oui. L'année dernière, cette année et l'année prochaine tiennent dans une seule vue, si bien qu'une décision prise pour la période en cours devient visiblement aussi une décision sur les années voisines, avant même de vous y être engagé.
Comment nos données de planification entrent-elles dans la frise pluriannuelle ?
Nos outils d'import acceptent Excel et CSV pour les ressources, l'offre d'enseignement et les plans de période complets, à travers une chaîne d'analyse, de correspondance des colonnes, d'une étape d'aperçu, du traitement des correspondances ambiguës et de la détection des doublons. Quand les données d'un établissement demandent davantage, l'équipe Smootables les migre à la main dans le cadre de l'intégration des nouveaux établissements clients.
Où les données derrière la frise sont-elles hébergées ?
L'hébergement se fait dans l'UE, précisément chez Azure en Suède. Si votre établissement utilise le planificateur assisté par IA, enseignants, élèves et groupes traversent cette frontière uniquement sous forme de codes numériques, avec les noms réaffichés côté client, et la fonctionnalité d'IA reste désactivée tant qu'un établissement ne l'active pas.
Où vivent les données derrière la frise ?
L'hébergement se fait dans l'UE, précisément chez Azure en Suède. Si votre établissement utilise le planificateur assisté par IA, enseignants, élèves et groupes traversent cette frontière uniquement sous forme de codes numériques, avec les noms réaffichés côté client, et la fonctionnalité d'IA reste désactivée tant qu'un établissement ne l'active pas.