Points essentiels
- Modélisez années, périodes, cours et ressources dans un espace Smootables avant la génération d'emploi du temps.
- Les planificateurs collaborent sur des plans annuels partagés ; enseignants et administration consultent et commentent avant publication.
- Contrôles de complétude avant le solveur de contraintes, pas après un échec de génération.
- Le plan annuel alimente l'emploi du temps automatique dans Smootables ; plus de classeur Microsoft Excel parallèle.
Pourquoi la planification de l'année scolaire est-elle distincte de la génération d'emploi du temps ?
Les établissements ont besoin de périodes, cours, groupes, enseignants et salles clairs avant tout solveur. La planification annuelle est la phase structurée où direction et planificateurs s'accordent ; la génération place les cours par contraintes. Smootables traite les deux comme un seul modèle, pas deux exports liés par copier-coller.
Beaucoup d'établissements répartissent encore le travail entre Microsoft Excel, Google Sheets, e-mail et un outil d'emploi du temps séparé. Smootables est un logiciel de planification annuelle où années, périodes, cours et ressources alimentent les emplois du temps scolaires automatiques sans ressaisie. Avant la génération, voir créer un emploi du temps scolaire pour le parcours de la passation à la publication.
Comment comparer la planification annuelle aux tableurs et outils séparés ?
Les acheteurs comparent modèles Excel, planificateurs annuels séparés et suites d'emploi du temps. Le tableau montre pourquoi un espace orienté planification, partagé avec l'emploi du temps, réduit le retravail en lycée pro, enseignement technique et secondaire général.
| Dimension | Tableurs / fichier annuel séparé | Smootables |
|---|---|---|
| Structure d'année et périodes | Onglets ou fichiers par période ; sync manuelle si les dates bougent | Années scolaires, périodes, profils de journée et vacances dans un modèle |
| Cours, groupes et parcours | Lignes dupliquées quand groupes ou élèves individuels changent | Cours, groupes, affectations individuelles et dispenses comme entités liées |
| Effectifs et charge | Calculs à côté ; erreurs de contrat découvertes tard | Tableaux de charge et contrôles de contrats avant génération d'emploi du temps |
| Passage à l'emploi du temps | Réimport ou ressaisie dans un générateur d'emploi du temps | Même modèle pour validation préalable et solveur de contraintes |
| Collaboration | Noms de fichiers versionnés et un planificateur qui connaît les macros | Accès multi-planificateurs, présence, rôles et journaux d'audit |
| Intégration SIS / MIS | Exports CSV manuels chaque période | Import structuré et intégrations ; Smootables reste source de vérité planification |
Que doit décider un établissement avant de générer un emploi du temps ?
Les mêmes décisions de planification doivent être explicites avant le solveur, quel que soit l'outil utilisé par l'établissement. Smootables les capture en données structurées pour ne pas lancer les emplois du temps scolaires automatiques sur une base incomplète.
- Calendrier scolaire : périodes, vacances et profils de journée
- Catalogue de cours et modules par période ou site
- Groupes d'élèves, cohortes mixtes et parcours individuels le cas échéant
- Contrats enseignants, disponibilités, compétences et charges cibles sur l'année
- Salles, ateliers, laboratoires et inventaire d'équipements avec règles de capacité
- Contraintes de politique attendues du solveur (déjeuner, trous, blocs épinglés)
Qui participe au cycle de planification de l'année scolaire ?
Smootables donne à chaque rôle la visibilité sur le même modèle d'année. La direction valide la structure ; les planificateurs maintiennent les données ; enseignants et coordinateurs commentent avant publication, sans pièces jointes Excel.
Direction de l'établissement
Suivre avancement, pression sur la charge et faisabilité dans Smootables avant verrouillage de l'année. Valider périodes, offre de cours et ressources quand les tableaux de charge sont cohérents.
Planificateurs d'emploi du temps
Modéliser années et périodes, répartir les heures, attacher groupes et ressources, lancer les contrôles de complétude. Le même espace pilote ensuite la génération par contraintes, sans seconde base.
Enseignants et coordinateurs
Examiner les plans via liens partagés, commenter les affectations qui les concernent et remonter les problèmes tant qu'il s'agit de corrections de plan annuel, pas d'urgences après publication.
Comment passer de la configuration à la génération d'emploi du temps ?
La configuration, la planification annuelle et la génération d'emploi du temps partagent un même modèle vivant dans Smootables. Les cinq étapes remplacent une saison Excel suivie de la réimportation des mêmes données dans un générateur d'emploi du temps séparé.
- Configurer l'établissement dans Smootables : sites, années, périodes, profils de journée, vacances et catalogue de cours.
- Ajouter les ressources : enseignants avec contrats et disponibilités, salles et équipements avec capacité, groupes d'élèves.
- Planifier l'enseignement sur l'année : heures par période, groupes et élèves individuels, préférences enseignants et salles.
- Valider la complétude : tableaux de charge, pression sur le personnel et contrôles préalables avant le solveur.
- Passer à l'emploi du temps automatique avec le contexte intact ; modifier, épingler et publier dans Smootables.
Le plan annuel alimente-t-il la génération automatique dans Smootables ?
Oui. Planification annuelle et génération d'emploi du temps partagent un modèle Smootables. Si un cours change de période, un contrat évolue ou un atelier devient indisponible, les planificateurs mettent à jour le plan une fois ; le prochain solveur et les vues publiées suivent.
Les établissements qui ont dépassé Excel y gagnent le plus : le plan n'est plus un classeur à réconcilier avec des exports d'emploi du temps. C'est la source de vérité pour validation, génération, remplacements et audit sur tout le cycle.
Quels contrôles de complétude précèdent le solveur de contraintes ?
La validation préalable Smootables révèle des lacunes de planification avant le solveur. Corrigez-les dans l'espace de planification avant la génération automatique.
- Cours sans groupes, heures allouées ou enseignants attribués
- Contrats d'enseignants incompatibles avec les heures allouées
- Salles ou équipements requis mais indisponibles sur le bon site ou la bonne période
- Conflits de groupes et élèves avec choix de parcours qui se chevauchent
- Périodes sans plan d'enseignement ou avec des trous de placement visibles
Questions sur le logiciel de planification de l'année scolaire
Qui doit piloter la planification de l'année scolaire dans l'établissement ?
Souvent une équipe menée par le planificateur, avec validation par la direction. Smootables prend en charge plusieurs planificateurs, accès par rôle, présence et journaux d'audit pour collaborer sans écraser le travail.
Comment Smootables importe-t-il les données nécessaires aux plans annuels ?
Import structuré depuis tableurs, CSV et exports d'emploi du temps, plus extraction IA depuis fichiers désordonnés. Vous pouvez aussi construire une année de zéro.
Peut-on réutiliser le plan de l'année précédente dans Smootables ?
Oui. Les années scolaires s'archivent, se clonent et se comparent. Beaucoup d'établissements clonent la structure précédente puis ajustent cours, heures et groupes.
Smootables remplace-t-il notre système d'information élèves (SIS) ?
Non. Smootables est la source de vérité planification et emploi du temps et s'intègre à votre SIS, MIS, LMS, identité et calendriers. Les dossiers élèves restent dans le SIS.
En quoi Smootables diffère-t-il d'un modèle Excel de planification annuelle ?
Excel capture un instantané et casse sous éditions multiples. Smootables conserve années, cours, ressources et contraintes comme modèle live validé qui alimente la génération automatique sans formules fragiles.