Ideas clave
- Smootables muestra cada curso académico de un campus como una línea de tiempo de planificación estilo Gantt sobre toda la oferta curricular, con niveles de año, periodo y semana.
- La línea de tiempo funciona sobre el mismo solucionador y modelo de datos que la generación automática de horarios, de modo que una vista plurianual y la planificación de un solo periodo comparten un espacio de trabajo en lugar de una hoja de cálculo reconstruida cada año.
- La importación desde Excel y CSV, y la exportación a CSV, Excel y PDF, mantienen la línea de tiempo plurianual conectada a las hojas de cálculo y vistas de impresión que ya circulan en un campus.
- Cada generación crea una rama con una instantánea inmutable, de modo que los planificadores comparan, restauran o revierten años, y una edición manual queda registrada en un historial de auditoría por rama.
¿Por qué el plan del próximo año todavía se construye a partir de la hoja de cálculo del año pasado?
Abre la hoja de cálculo del año pasado para construir el plan de este año. Los datos del nuevo curso académico viven en varios archivos Excel independientes, y reunirlos en una imagen utilizable es trabajo manual antes de que empiece la planificación real. Además, tiene que ocurrir pronto: el plan de curso es la fase que debe terminar antes de que pueda empezar la colocación del horario.
La parte que se pierde fácilmente en ese proceso es el año que no se está mirando. Una vez construido el archivo de este año, la versión del año pasado se archiva y el próximo año empieza desde una hoja en blanco. Un planificador describió la brecha con claridad: sin forma de ver el conjunto, cuántas horas carga cada docente entre periodos y trimestres, y el deseo de una vista plurianual en lugar de un periodo o un año a la vez. Una sola hoja de cálculo responde «cómo es este año». Nunca se construyó para responder «cómo se compara este año con el anterior, o cómo prepara el siguiente».
¿Qué muestra una línea de tiempo de planificación plurianual en Smootables?
Smootables muestra una línea de tiempo de planificación de todo el campus sobre su oferta curricular como una línea de tiempo estilo Gantt, con niveles de año, periodo y semana, de modo que recoge cada curso académico del campus a la vez en lugar de uno por uno. Una cualificación que abarca varios cursos académicos aparece en todos ellos, en la misma vista que el periodo que está gestionando ahora mismo.
¿Por qué ver los otros años cambia el trabajo de planificación?
Un plan de curso reconstruido desde cero y una línea de tiempo plurianual no son la misma tarea con distinto software. Cuando el año pasado, este año y el próximo año están en una sola vista, una decisión que tome para el periodo actual es visiblemente también una decisión sobre los años vecinos, antes incluso de haberla confirmado. Los planificadores que piden una vista de calendario plurianual no pedían un gráfico más bonito. Pedían no perder la comparación que una hoja de un solo año elimina por diseño.
¿Qué hay detrás de la línea de tiempo de planificación plurianual?
La línea de tiempo funciona sobre el mismo solucionador de horarios y modelo de datos que el resto de la plataforma, no sobre una capa de informes añadida aparte.
El solucionador de horarios
Google OR-Tools CP-SAT, ejecutado en dos fases: un paso de viabilidad y luego optimización ponderada. Aplica 11 familias de restricciones estrictas y optimiza 6 preferencias blandas ponderadas y configurables por el centro.
Granularidad de la programación
Intervalos de 15 minutos, con duraciones de clase de 5 a 480 minutos, de modo que bloques cortos, dobles periodos y talleres de día completo conviven en la misma cuadrícula sin soluciones improvisadas.
Validación previa a la generación
13 comprobaciones previas a la generación detectan pronto una configuración inviable, y una ejecución no viable devuelve una de 9 causas de conflicto tipificadas con sugerencias concretas. Una ejecución que no puede colocarlo todo devuelve igualmente un horario parcial, con las clases sin colocar en un área de espera en lugar de descartar todo el resultado.
Historial de ramas
Cada generación crea una rama con una instantánea inmutable. Las ramas se pueden comparar, restaurar y revertir, y las ediciones manuales quedan registradas en un historial de auditoría por rama. La generación incremental regenera solo los grupos que cambiaron y conserva el resto de la cuadrícula.
¿Cómo entran sus datos en la línea de tiempo plurianual?
Los datos de planificación de un curso rara vez empiezan en un único archivo limpio. Nuestras herramientas de importación aceptan Excel y CSV para recursos, la oferta docente y planes de periodo completos. Cuando los datos de un centro necesitan más que eso, el equipo de Smootables los migra a mano como parte del proceso de incorporación de nuevos centros clientes.
Las exportaciones funcionan igual de directamente en sentido contrario: CSV, Excel con una hoja por periodo y una vista de impresión en PDF. Eso significa que una línea de tiempo plurianual sigue entregándose sin fricción a quien en su campus trabaje con una cuadrícula impresa o una hoja de cálculo compartida, porque los formatos de exportación coinciden con lo que su campus ya utiliza.
- Análisis del archivo Excel o CSV cargado
- Correspondencia de columnas con sus campos
- Un paso de vista previa antes de confirmar nada
- Gestión de coincidencias ambiguas en filas poco claras
- Detección de duplicados entre archivos
¿Cómo se mantiene la línea de tiempo como un estándar único entre planificadores y campus?
Cuando varios planificadores comparten el trabajo, o un campus lleva la fase de planificación en más de una sede, el plan de curso puede variar según quién lo haga y cuándo, simplemente porque no hay un estándar compartido que lo sostenga. La línea de tiempo plurianual es un lugar donde ese estándar puede vivir: la misma estructura, el mismo conjunto de restricciones y la misma vista de cada año del campus, sin importar qué planificador abra la herramienta.
Para eso también sirve el historial de ramas bajo la línea de tiempo. Cada generación es una instantánea que se puede comparar, restaurar o revertir, y una edición manual queda en el historial de auditoría del campus en lugar de en la hoja de cálculo privada de un planificador. El planificador que construye el plan ve un trabajo que se ha vuelto más fácil; la persona que tiene que dar el visto bueno a cómo se planificó el año ve el mismo historial de auditoría como un control, no solo como una comodidad.
Preguntas de los centros sobre la planificación académica plurianual
¿La línea de tiempo plurianual sustituye a la generación de horarios año a año?
No. La línea de tiempo funciona sobre el mismo solucionador de horarios y modelo de datos que el resto de Smootables (Google OR-Tools CP-SAT, ejecutado en dos fases: un paso de viabilidad y luego optimización ponderada), de modo que una vista plurianual convive con la generación de horarios de un solo periodo en lugar de sustituirla.
¿Cuánto del campus cubre la línea de tiempo plurianual?
La línea de tiempo muestra cada curso académico de un campus a la vez, incluida una cualificación que abarca varios cursos académicos, en la misma vista que el periodo que está gestionando ahora mismo.
¿Podemos conciliar el plan del año pasado con el de este año en una sola vista?
Sí. El año pasado, este año y el próximo año están en una sola vista, de modo que una decisión que tome para el periodo actual es visiblemente también una decisión sobre los años vecinos, antes incluso de haberla confirmado.
¿Cómo entran nuestros datos de planificación en la línea de tiempo plurianual?
Nuestras herramientas de importación aceptan Excel y CSV para recursos, la oferta docente y planes de periodo completos, mediante un proceso de análisis, correspondencia de columnas, un paso de vista previa, gestión de coincidencias ambiguas y detección de duplicados. Cuando los datos de un centro necesitan más que eso, el equipo de Smootables los migra a mano como parte de la incorporación de nuevos centros clientes.
¿Dónde se alojan los datos detrás de la línea de tiempo?
El alojamiento está en la UE, concretamente en Azure en Suecia. Si su centro utiliza el planificador asistido por IA, docentes, estudiantes y grupos cruzan esa frontera solo como códigos numéricos, con los nombres reexpandidos en el cliente, y la función de IA permanece desactivada hasta que un centro la activa.
¿Dónde viven los datos detrás de la línea de tiempo?
El alojamiento está en la UE, concretamente en Azure en Suecia. Si su centro utiliza el planificador asistido por IA, docentes, estudiantes y grupos cruzan esa frontera solo como códigos numéricos, con los nombres reexpandidos en el cliente, y la función de IA permanece desactivada hasta que un centro la activa.