Qué implica realmente la planificación del curso escolar
La mayoría de los centros empiezan el curso en una fecha que no pueden mover. Antes de generar cualquier horario, planificadores y dirección tienen que acordar la estructura del año: qué trimestres existen, cómo se organiza la jornada, qué cursos se ofrecen, qué grupos se abrirán y qué docentes y aulas están disponibles.
Smootables está diseñado para hacer esta fase de planificación lo más sencilla posible. Es un sistema estructurado de planificación de años académicos, trimestres, periodos, cursos y recursos, de modo que la generación de horarios disponga de los datos necesarios y las decisiones no queden repartidas entre hojas de cálculo, documentos y correos.
Roles en el ciclo de planificación
Dirección del centro
Sigue el avance de la planificación, la presión sobre la plantilla y la viabilidad antes de cerrar el año académico. Aprueba la estructura del año cuando los datos estén listos.
Planificadores de horarios
Modelan años y trimestres académicos, colocan cursos en los periodos, asignan grupos y recursos y mantienen una única fuente de verdad para el equipo.
Docentes y coordinadores
Revisan los planes propuestos mediante enlaces compartidos, comentan los datos que les afectan y detectan problemas antes de que aparezcan en el horario publicado.
Un ciclo de planificación conectado
- Configura el centro: sedes, años académicos, trimestres, perfiles de jornada, festivos y catálogo de cursos.
- Añade recursos: docentes con contratos y disponibilidad, aulas con capacidad y equipamiento, inventario de equipos y grupos de alumnado.
- Planifica la docencia a lo largo del año: reparte horas de curso entre trimestres, asigna grupos y alumnado individual, adjunta preferencias de docentes y aulas.
- Valida la completitud: paneles de carga, indicadores de presión sobre la plantilla y comprobaciones previas a la generación señalan datos faltantes antes de que el solver se ejecute.
- Pasa a la generación de horarios con el contexto de planificación intacto, en lugar de volver a introducir datos en otra herramienta.
Comprobaciones de completitud antes del horario
Smootables pone de manifiesto lagunas de planificación que, de otro modo, solo aparecerían tras un fallo del solver:
- Cursos sin grupos, sin horas o sin docentes asignados
- Contratos docentes que no coinciden con las horas asignadas
- Aulas o equipamiento necesarios pero no disponibles en la sede o el trimestre correcto
- Conflictos de grupos y alumnado individual con itinerarios que se solapan
- Periodos sin plan aún, o trimestres con huecos de colocación
Del plan anual al horario optimizado
Como la planificación del curso escolar y la generación de horarios comparten los mismos datos, dejas de mantener dos modelos en paralelo. Cuando un curso pasa a otro trimestre, cuando un docente reduce su contrato o cuando una aula deja de estar disponible, el plan se actualiza en un solo sitio y el siguiente cálculo de horario recoge el cambio.
Para centros que han superado Excel, esto es lo que más cambia: el plan anual deja de ser un artefacto aparte que hay que conciliar con el horario — pasa a ser la fuente de verdad del horario.
Preguntas que los centros hacen sobre la planificación anual
¿Quién debería liderar la planificación anual en el centro?
La mayoría de los centros encargan la planificación anual a un equipo liderado por el planificador escolar, con la dirección revisando el avance y aprobando la estructura. Smootables admite varios planificadores, acceso por roles, presencia en línea y registros de auditoría para que el equipo colabore sin pisar el trabajo de los demás.
¿Cómo obtiene Smootables los datos del centro que necesitamos para los planes?
Smootables admite importación estructurada desde hojas de cálculo y exportaciones de herramientas de horarios existentes, además de extracción asistida por IA desde archivos desordenados. También puedes modelar un año desde cero e ir añadiendo recursos a medida que el plan toma forma.
¿Qué pasa con los planes de años anteriores?
Los años académicos pueden archivarse, clonarse y compararse. Muchos centros reutilizan la estructura del año anterior como punto de partida y ajustan cursos, horas y grupos en lugar de reconstruir el modelo cada año.
¿Smootables sustituye a nuestro SIS?
No. Smootables está pensado para ser la fuente de verdad de planificación y horarios, e integrarse con los SIS, MIS, LMS, sistemas de identidad y calendario que ya utilizáis.
¿En qué se diferencia de una plantilla de hoja de cálculo?
Las plantillas de hojas de cálculo capturan una instantánea y no están pensadas para el trabajo colaborativo. Smootables mantiene estructura del año, cursos, recursos y restricciones como un modelo vivo que se valida a sí mismo, genera horarios y puede editarse en equipo sin romper fórmulas.