Was Schuljahresplanung wirklich umfasst
Die meisten Schulen starten das Schuljahr unter einer Frist, die sich nicht verschieben lässt. Bevor ein Stundenplan generiert wird, müssen Planung und Schulleitung sich auf eine Jahresstruktur einigen — welche Halbjahre es gibt, wie der Schultag gegliedert ist, welche Kurse angeboten werden, welche Gruppen laufen und welche Lehrkräfte und Räume verfügbar sind.
Smootables ist dafür konzipiert, diese Planungsphase so einfach wie möglich zu machen. Es ist ein strukturiertes Planungssystem für Schuljahre, Halbjahre, Kurse und Ressourcen, damit die Stundenplangenerierung die nötigen Daten hat und Entscheidungen nicht in Tabellen, Dokumenten und Postfächern verstreut bleiben.
Rollen im Planungszyklus
Schulleitung
Sehen Sie Planungsfortschritt, Personaldruck und Machbarkeit, bevor das Schuljahr feststeht. Geben Sie die Jahresstruktur frei, sobald die Daten stehen.
Stundenplaner
Modellieren Sie Schuljahre und Halbjahre, platzieren Sie Kurse in Halbjahre, ordnen Sie Gruppen und Ressourcen zu und behalten Sie eine zentrale Wahrheitsquelle für das Team.
Lehrkräfte und Koordination
Prüfen Sie vorgeschlagene Pläne über geteilte Links, kommentieren Sie Daten, die Sie betreffen, und melden Sie Probleme, bevor sie zu Problemen im veröffentlichten Stundenplan werden.
Ein verbundener Planungszyklus
- Schule einrichten: Standorte, Schuljahre, Halbjahre, Schultagprofile, Feiertage und Kurskatalog.
- Ressourcen hinzufügen: Lehrkräfte mit Verträgen und Verfügbarkeiten, Räume mit Kapazität und Ausstattung, Ausstattungsinventar und Schülergruppen.
- Unterricht über das Jahr planen: Kursstunden auf Halbjahre verteilen, Gruppen und einzelne Lernende zuordnen, Präferenzen für Lehrkräfte und Räume hinterlegen.
- Vollständigkeit prüfen: Auslastungspanels, Personaldruck-Indikatoren und Pre-Generation-Checks melden fehlende Daten, bevor der Solver läuft.
- Übergabe an die Stundenplangenerierung mit erhaltenem Planungskontext, ohne Daten in ein anderes Tool erneut einzugeben.
Vollständigkeitsprüfungen vor dem Stundenplan
Smootables macht Planungslücken sichtbar, die sonst erst nach einem fehlgeschlagenen Solve auffallen:
- Kurse ohne Gruppen, Stunden oder zugewiesene Lehrkräfte
- Lehrkräfteverträge, die nicht zu den zugeteilten Stunden passen
- Räume oder Ausstattung, die benötigt, aber im richtigen Standort oder Halbjahr nicht verfügbar sind
- Gruppenkonflikte und Lernende mit sich überschneidenden Pfadentscheidungen
- Noch nicht geplante Halbjahre oder Halbjahre mit Platzierungslücken
Vom Jahresplan zum optimierten Stundenplan
Weil Jahresplanung und Stundenplangenerierung dieselben Daten nutzen, müssen Sie keine zwei parallelen Modelle mehr pflegen. Verschiebt sich ein Kurs in ein anderes Halbjahr, reduziert eine Lehrkraft ihren Vertrag oder fällt ein Raum aus, aktualisiert sich der Plan an einer Stelle, und der nächste Solve nimmt die Änderung auf.
Für Schulen, die über Excel hinausgewachsen sind, ist genau das die größte Veränderung: Der Jahresplan ist kein separates Artefakt mehr, das mit dem Stundenplan abgeglichen werden muss — er ist die Wahrheitsquelle des Stundenplans.
Häufige Fragen zur Jahresplanung
Wer in der Schule sollte die Jahresplanung verantworten?
Die meisten Schulen übergeben die Jahresplanung an ein Planungsteam unter Leitung des Schulplaners, während die Schulleitung Fortschritt prüft und die Struktur freigibt. Smootables unterstützt mehrere Planer, rollenbasierte Zugriffe, Anwesenheit und Audit-Logs, sodass das Team ohne gegenseitiges Überschreiben zusammenarbeitet.
Wie erhält Smootables die Schuldaten, die wir für die Pläne brauchen?
Smootables unterstützt strukturierte Importe aus Tabellen und Legacy-Exporten sowie KI-gestützte Extraktion aus unsauberen Dateien. Sie können ein Jahr auch von Grund auf modellieren und Ressourcen schrittweise ergänzen.
Was passiert mit Plänen aus vorherigen Jahren?
Schuljahre lassen sich archivieren, klonen und vergleichen. Viele Schulen nutzen die Struktur des Vorjahrs als Ausgangspunkt und passen Kurse, Stunden und Gruppen an, statt das Modell jedes Jahr neu aufzubauen.
Ersetzt Smootables unser SIS?
Nein. Smootables soll die Wahrheitsquelle für Planung und Stundenplan sein und sich mit SIS, MIS, LMS, Identität und Kalendern integrieren, die Sie bereits einsetzen.
Was unterscheidet das von einer Excel-Vorlage?
Excel-Vorlagen erfassen einen Schnappschuss und eignen sich schlecht für gemeinsame Planungsarbeit. Smootables hält Jahresstruktur, Kurse, Ressourcen und Vorgaben als lebendiges Modell, das sich selbst validiert, Stundenpläne erzeugt und sich kollaborativ bearbeiten lässt, ohne dass Formeln brechen.