Datenschutzrichtlinie

Smootables ist der Dienst für Schuljahresplanung und Stundenpläne unter smootables.com und app.smootables.fi. Wir haben auf dieser Seite noch keinen eingetragenen Firmennamen und keine Unternehmens-ID veröffentlicht. Bis dahin schreiben Sie uns als Smootables an juho@smootables.com.

Wenn eine Schule Smootables nutzt, ist diese Schule der Verantwortliche: sie entscheidet, warum personenbezogene Daten verarbeitet werden. Smootables ist Auftragsverarbeiter: wir verarbeiten diese Daten nur, um den Dienst zu erbringen, den die Schule angefordert hat. Wir schließen mit einer Schule eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV/DPA), bevor wir personenbezogene Daten für sie verarbeiten. Wenn Sie als Lehrkraft oder Schüler:in im Stundenplan einer Schule stehen, beginnen Sie bei dieser Schule. Wir helfen der Schule bei der Antwort.

• Lehrernamen, damit ein Stundenplan benennen kann, wer eine Stunde unterrichtet
• Schülernamen, damit Gruppen und individuelle Lernwege die Personen benennen können
• Konto-E-Mail und Anzeigename für Planer und Lehrkräfte, die sich anmelden
• E-Mail-Adressen von Personen, die eine Schule einlädt

Wenn Sie uns über diese Website oder per E-Mail schreiben, behalten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail und die Nachricht, damit wir antworten können. Das ist getrennt von den Stundenplandaten der Schule. Für diese Nachrichten ist Smootables der Verantwortliche.

• Um Stundenpläne zu erstellen, zu bearbeiten und zu teilen
• Um Anmeldungen anzulegen und zu verwalten
• Um Konto-E-Mails zu senden: Bestätigung, Passwort-Reset und Einladungen

Schuldaten liegen in unserer eigenen Microsoft-Azure-Umgebung in Sweden Central, in der Europäischen Union (EU). Rechenleistung, Datenbank und transaktionale E-Mail laufen dort. So ist das Produkt heute im Einsatz, nicht als späterer Umzug geplant. Kartenzahlungsdaten von Schulen, die per Kreditkarte zahlen, verarbeitet Stripe gesondert, wie unten beschrieben.

• Microsoft Azure, in Sweden Central. Das umfasst Rechenleistung, die Datenbank, Azure Communication Services für transaktionale E-Mail und Azure OpenAI EU für optionale KI-Planungsfunktionen.
• Stripe als Zahlungsdienstleister. Stripe wird nur für Kreditkartenzahlungen genutzt, nicht für Rechnungsstellung. Stripe erhält Daten über den Zahlenden (die zahlende Schule, deren Rechnungskontakt und die Kartendaten, die auf der Stripe-Zahlungsseite eingegeben werden). Stripe erhält keine Lehrernamen, Schülernamen oder andere Daten, die Schulen in Pläne und Stundenpläne eintragen.

• Verschlüsselung bei der Übertragung und im Ruhezustand
• Die Datenbank liegt in einem privaten Netzwerk ohne öffentlichen Endpunkt
• Geheimnisse werden in Azure Key Vault gespeichert
• Ein einziger überwachter Zugangspunkt zum System
• Die Daten jeder Schule sind auf Datenbankebene isoliert (Row-Level-Security), sodass eine Schule die Daten einer anderen Schule nicht sehen kann
• Automatische Backups und Wiederherstellung, innerhalb der EU
• Stundenplanänderungen werden versioniert und protokolliert, ebenso die Aktionen des KI-Planers

Optionale KI-Planungshilfe läuft auf Azure OpenAI EU, einem in der EU gehosteten Auftragsverarbeiter. Bevor eine Anfrage das Modell erreicht, ersetzen wir Namen von Lehrkräften, Schüler:innen und Gruppen durch Codes, sodass das Modell nie echte Namen sieht. Wir nutzen keine Schuldaten, um ein Modell zu trainieren oder feinabzustimmen. Sie läuft nie direkt bei OpenAI und auf keinem anderen Modell außerhalb der EU. Eine Schule kann auf KI-Funktionen verzichten und den Rest von Smootables weiter nutzen.

Die Smootables-App verwendet Cookies nur, um Sie angemeldet zu halten und Ihre Sprache zu merken. Diese Website verwendet keine Werbe-Cookies.

Wir behalten die Daten einer Schule, solange die Schule Smootables nutzt. Es gibt noch keinen automatischen Prozess, der eine Schule beim Verlassen löscht. Wenn eine Schule uns bittet, ihr Konto zu schließen, löschen wir ihre Daten von Hand. Schreiben Sie an juho@smootables.com. Eine Schule kann außerdem das Konto einer einzelnen Nutzerin oder eines einzelnen Nutzers jederzeit selbst in der App löschen. Website-Nachrichten behalten wir so lange, wie wir sie für die Antwort und als Gesprächsnotiz brauchen.

• Unser Personal erreicht Admin-Portale nur mit Zwei-Faktor-Authentifizierung
• Der Zugriff auf personenbezogene Daten ist auf Supportfälle beschränkt und erfolgt nur aus der EU
• Zugriffsrechte folgen Rollen: Admin, Planer:in und Lehrkraft, sodass jede Person nur sieht, was ihre Rolle braucht

Nach der Datenschutz-Grundverordnung der EU (DSGVO, auf Englisch GDPR) können Sie Auskunft, Berichtigung oder Löschung der personenbezogenen Daten verlangen, die wir über Sie halten. Liegen die Daten im Arbeitsbereich einer Schule, beginnen Sie bei dieser Schule. Sie können uns auch an juho@smootables.com schreiben. Sie können sich bei Ihrer nationalen Datenschutzbehörde beschweren. In Finnland ist das das Büro des Datenschutzbeauftragten (Tietosuojavaltuutetun toimisto).

Wenn wir einen Unterauftragsverarbeiter hinzufügen, den Speicherort ändern oder diese Richtlinie so ändern, dass es Sie betrifft, aktualisieren wir diese Seite und das Datum oben. Betrifft die Änderung Schuldaten, schreiben wir außerdem die Admin-Kontakte der Schule an.