Visualiser et modifier les fichiers calendrier (.ics) de l’emploi du temps dans votre navigateur

La plupart des logiciels emploi du temps peuvent exporter l’emploi du temps d’un établissement sous forme de fichiers calendrier, souvent un par classe, enseignant ou salle, pour que les cours apparaissent dans Google Calendar ou Outlook. Un tel fichier est un fichier texte au format iCalendar (RFC 5545). Chaque événement est un bloc VEVENT avec un début (DTSTART), une fin (DTEND ou DURATION), un titre (SUMMARY) et des champs facultatifs comme LOCATION, RESOURCES, ATTENDEE, ORGANIZER et CATEGORIES. L’outil lit directement ces champs. Il ne devine jamais un enseignant ou une salle à partir des mots d’un titre.

Les événements récurrents portent une règle (RRULE) au lieu d’une liste de dates. L’outil développe les règles quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles et annuelles en occurrences datées, dans le fuseau horaire propre à l’événement : un cours de 09:00 reste à 09:00 après le changement d’heure. Les dates listées dans EXDATE sont exclues, et une occurrence déplacée (un second VEVENT avec le même UID et un RECURRENCE-ID) remplace la date d’origine.

Un conflit, ce sont deux événements dont les horaires se chevauchent et qui citent le même enseignant, la même salle ou la même classe dans RESOURCES, ou le même participant. Un événement sans RESOURCES occupe à la place son LOCATION. Les événements sur toute la journée, les événements annulés et ceux marqués comme disponibles ne comptent pas. Un même cours écrit plusieurs fois, une fois par classe ou par calendrier d’enseignant comme l’exportent les logiciels emploi du temps, ne compte qu’une fois : des copies avec les mêmes horaires et le même cours (ou le même titre) ne sont jamais en conflit entre elles.

Quand vous enregistrez une modification, seules les lignes modifiées sont réécrites. Toutes les autres lignes du fichier, y compris les rappels, les définitions de fuseau horaire et les champs personnalisés X-, sont réécrites exactement telles qu’elles ont été lues. L’événement modifié reçoit un SEQUENCE plus élevé et un nouveau DTSTAMP. C’est ainsi que la norme iCalendar signale une version révisée du même événement. Pour un événement récurrent, vous choisissez la portée, comme dans Google Calendar ou Outlook : cet événement (une exception avec RECURRENCE-ID), cet événement et les suivants (la série se termine par UNTIL et une nouvelle série commence), ou tous les événements (la série est déplacée, et ses dates d’exception avec elle).

Sélectionnez Essayer avec un exemple. L’exemple est une semaine fictive de collège : trois classes (5e A, 5e B et 4e A), six enseignants et six salles. Chaque cours y est écrit comme un événement récurrent hebdomadaire dont le champ RESOURCES indique l’enseignant, la salle et la classe.

Le panneau des conflits en signale un seul. Le jeudi, Sophie Lefèvre assure une surveillance d’examen de 10:30 à 11:15 alors qu’elle fait cours d’histoire-géo à la 5e A de 10:15 à 11:00, en salle 101. Sélectionnez le conflit pour aller au jeudi, puis faites glisser la surveillance jusqu’à 11:30. Le conflit disparaît, car elle n’a pas cours à 11:30.

Le mercredi montre un cours déjà déplacé : cette semaine, le cours de SVT de la 5e B a lieu à 13:00 au lieu de 09:15 au Laboratoire de SVT, écrit dans le fichier comme une exception de la série hebdomadaire. Filtrez sur Laboratoire de SVT pour voir la semaine de la salle, ou sur Sophie Lefèvre pour voir la sienne.

Sélectionnez Télécharger. La rubrique Vos modifications indique un événement déplacé. Le fichier téléchargé est l’exemple avec ce seul événement modifié : de nouvelles lignes DTSTART et DTEND, un SEQUENCE passé de 0 à 1 et un nouveau DTSTAMP.

Il modifie une copie du fichier calendrier de votre emploi du temps. Il ne se synchronise pas avec votre logiciel emploi du temps, ni avec Google Calendar ou Outlook : un calendrier auquel vous êtes abonné continue d’afficher les anciens événements tant que vous n’importez pas le nouveau fichier, et les participants ne reçoivent aucun e-mail de mise à jour.

Il repère les conflits mais ne les résout pas. C’est à vous de déplacer un cours vers un créneau libre, un événement à la fois, et rien ne vérifie les horaires de travail des enseignants, la capacité des salles ni les classes qui partagent des élèves.

Chaque fichier est limité à 1 Mo, et l’ensemble à 8 Mo. Une règle qui se répète sans date de fin est affichée sur deux ans à partir de son début, et les règles qui se répètent toutes les heures ou plus souvent n’affichent que leur première occurrence. Dans les deux cas, la règle est réécrite sans modification.

La génération automatique d’emploi du temps de Smootables prend le relais là où cet outil s’arrête. Sa page d’import lit les mêmes fichiers calendrier, le solveur place chaque cours en respectant les contraintes des enseignants, des salles et des classes, et l’emploi du temps terminé s’exporte de nouveau en ICS pour chaque enseignant, classe ou salle.