Keitä me olemme
Smootables on lukuvuoden suunnittelun ja työjärjestysten palvelu osoitteissa smootables.com ja app.smootables.fi. Emme ole vielä julkaisseet tällä sivulla rekisteröityä yrityksen nimeä tai Y-tunnusta. Siihen asti kirjoita meille nimellä Smootables osoitteeseen juho@smootables.com.
Kuka vastaa koulun tiedoista
Kun koulu käyttää Smootablesia, koulu on rekisterinpitäjä: se päättää, miksi henkilötietoja käsitellään. Smootables on käsittelijä: käsittelemme tietoja vain sen palvelun tuottamiseksi, jonka koulu on tilannut. Allekirjoitamme tietosuojasopimuksen (DPA) koulun kanssa ennen kuin käsittelemme sen henkilötietoja. Jos olet opettaja tai opiskelija, jonka nimi on koulun työjärjestyksessä, aloita koulusta. Autamme koulua vastaamaan.
Mitä henkilötietoja tallennamme
Tuote tallentaa vain nämä henkilötiedot. Emme tallenna opiskelijoiden sähköposteja, kotiosoitteita emmekä syntymäaikoja. Niitä kenttiä ei ole Smootablesissa.
- Opettajien nimet, jotta työjärjestys voi kertoa, kuka opettaa tunnin
- Opiskelijoiden nimet, jotta ryhmät ja yksilölliset opintopolut voivat nimetä ihmiset
- Kirjautuvien suunnittelijoiden ja opettajien sähköposti ja näyttönimi
- Koulun kutsumien henkilöiden sähköpostiosoitteet
Tältä sivustolta lähettämäsi viestit
Jos kirjoitat meille tältä sivustolta tai sähköpostitse, säilytämme nimesi, sähköpostisi ja viestisi, jotta voimme vastata. Tämä on erillään koulun työjärjestystiedoista. Näissä viesteissä Smootables on rekisterinpitäjä.
Miksi käsittelemme tietoja
Käsittelemme koulun tietoja vain näistä syistä:
- Työjärjestysten laatimiseen, muokkaamiseen ja jakamiseen
- Kirjautumisten luomiseen ja hallintaan
- Tilisähköpostin lähettämiseen: vahvistus, salasanan palautus ja kutsut
Missä tiedot sijaitsevat
Koulun tiedot sijaitsevat omassa Microsoft Azure -ympäristössämme Ruotsin keskuksessa (Sweden Central), Euroopan unionissa. Laskenta, tietokanta ja transaktiosähköposti toimivat siellä. Tämä on nykyinen tuotantotapa, ei myöhempi suunnitelma. Korttimaksutiedot kouluilta, jotka maksavat luottokortilla, käsittelee erikseen Stripe, kuten alla kuvataan.
Kuka muu käsittelee koulun tietoja
Käytämme kahta alikäsittelijää. Emme käytä kolmannen osapuolen analytiikka- tai virheseurantayritystä.
- Microsoft Azure, Ruotsin keskus. Se kattaa laskennan, tietokannan, Azure Communication Servicesin transaktiosähköpostille ja Azure OpenAI EU:n valinnaisille tekoälysuunnittelun ominaisuuksille.
- Stripe maksupalveluntarjoajana. Stripea käytetään vain luottokorttimaksuihin, ei laskutukseen. Stripe vastaanottaa maksajan tiedot (maksava koulu, sen laskutusyhteyshenkilö ja Stripe-maksusivulle syötetyt korttitiedot). Stripe ei vastaanota opettajien tai opiskelijoiden nimiä eikä muita tietoja, joita koulut lisäävät suunnitelmiin ja työjärjestyksiin.
Miten suojaamme tietojasi
Nämä tekniset toimenpiteet koskevat jokaisen koulun tietoja:
- Salaus liikenteessä ja levossa
- Tietokanta on yksityisessä verkossa ilman julkista osoitetta
- Salaisuudet säilytetään Azure Key Vaultissa
- Yksi valvottu sisääntulopiste järjestelmään
- Koulujen tiedot eristetään toisistaan tietokantatasolla (row-level security), joten yksi koulu ei näe toisen koulun tietoja
- Automaattiset varmuuskopiot ja palautus EU-alueella
- Työjärjestyksen muutokset versioidaan ja kirjataan lokiin, samoin tekoälysuunnittelijan toimet
Tekoälysuunnittelun ominaisuudet
Valinnainen tekoälyavusteinen suunnittelu toimii Azure OpenAI EU:ssa, EU:ssa sijaitsevassa käsittelijässä. Ennen kuin pyyntö saavuttaa mallin, korvaamme opettajien, opiskelijoiden ja ryhmien nimet koodeilla, joten malli ei koskaan näe oikeita nimiä. Emme käytä koulun tietoja minkään mallin kouluttamiseen tai hienosäätöön. Se ei koskaan toimi suoraan OpenAI:ssa eikä missään muussa EU:n ulkopuolella isännöidyssä mallissa. Koulu voi jättää tekoälyominaisuudet pois ja käyttää silti muuta Smootablesia.
Evästeet
Smootables-sovellus käyttää evästeitä vain kirjautumisen ylläpitoon ja kielen muistamiseen. Tällä sivustolla ei ole mainosevästeitä.
Kuinka kauan säilytämme tietoja
Säilytämme koulun tietoja niin kauan kuin koulu käyttää Smootablesia. Meillä ei vielä ole automaattista prosessia, joka poistaisi koulun sen lähtiessä. Kun koulu pyytää tilin sulkemista, poistamme sen tiedot käsin. Kirjoita osoitteeseen juho@smootables.com. Koulu voi myös poistaa yksittäisen käyttäjän tilin itse, milloin tahansa, sovelluksessa. Sivuston viestejä säilytämme niin kauan kuin tarvitsemme niitä vastataksemme ja pitääksemme keskustelusta kirjauksen.
Henkilöstömme pääsy tietoihisi
Näin rajaamme, ketkä Smootablesilla pääsevät tietoihisi:
- Henkilöstömme pääsee hallintaportaaleihin vain kaksivaiheisella tunnistautumisella
- Henkilötietoihin pääsy on rajattu tukitarpeisiin ja vain EU-alueen sisältä
- Käyttöoikeudet noudattavat rooleja: ylläpitäjä, suunnittelija ja opettaja, joten ihmiset näkevät vain roolinsa vaatiman
Oikeutesi
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) nojalla voit pyytää nähtäväksi sinua koskevat henkilötiedot, niiden korjaamista tai poistamista. Jos tiedot ovat koulun työtilassa, aloita koulusta. Voit myös kirjoittaa osoitteeseen juho@smootables.com. Voit tehdä valituksen kansalliselle tietosuojaviranomaiselle. Suomessa se on Tietosuojavaltuutetun toimisto.
Miten kerromme muutoksista
Jos lisäämme alikäsittelijän, vaihdamme tietojen sijaintia tai muutamme tätä selostetta tavalla, joka koskee sinua, päivitämme tämän sivun ja yllä olevan päivämäärän. Jos muutos koskee koulun tietoja, lähetämme myös sähköpostin koulun ylläpitäjille.