Keskeiset poiminnat
- Avaa yksi tiedosto tai monta kerralla: Kurresta viedyt iCalendar-tiedostot, Google Kalenterin ja Outlookin viennit tai koulun tapahtumakalenteri.
- Tunnit näkyvät viikko-, päivä-, kuukausi- ja listanäkymässä. Suodattimilla näet yhden ryhmän, opettajan tai tilan lukujärjestyksen kerrallaan.
- Työkalu merkitsee päällekkäisyydet: saman opettajan, tilan tai ryhmän kahdella tunnilla yhtä aikaa. Saman tunnin kopiot eri ryhmien tiedostoissa eivät ole päällekkäisyyksiä.
- Vedä tunti uuteen paikkaan tai muokkaa sen tietoja ja lataa päivitetty tiedosto. Tiedostot eivät lähde selaimestasi.
Mistä lukujärjestyksen .ics-tiedosto saadaan
Kurresta työjärjestykset saa iCalendar-tiedostoiksi sijoitteluikkunan valikosta Sijoittelu / Tulosteet / iCalendar-tiedostot. Valitset viennin resurssit, esimerkiksi opettajat, sekä jaksot, ja jokaisen resurssin jokaisesta jaksosta syntyy oma tiedostonsa. Ohjeen mukaan tiedostot voi muodostaa käsin tai ajastetusti.
Wilmassa jokainen, jolla on työjärjestys näkyvissä, voi tilata oman työjärjestyksensä kalenteriohjelmaan henkilökohtaisella iCal-linkillä. Kalenteri päivittyy linkin kautta itsestään, joten linkki sopii omien tuntien seuraamiseen. Tiedoston, jota voi avata ja muokata, saat Kurren iCalendar-viennistä.
Työkalu avaa myös Google Kalenterin, Applen kalenterin ja Outlookin viennit sekä muut iCalendar-muotoiset tiedostot, esimerkiksi koulun tapahtumakalenterin.
Näin muokkaat lukujärjestyksen ICS-tiedostoa
- Vie lukujärjestys Kurresta iCalendar-tiedostoiksi tai käytä kalenteriohjelman vientiä.
- Vedä tiedostot työkaluun tai paina painiketta Valitse .ics-tiedostot.
- Valitse viikko-, päivä-, kuukausi- tai listanäkymä ja rajaa näkymä ryhmän, opettajan tai tilan mukaan.
- Avaa päällekkäisyyksien luettelosta haluamasi kohta, niin kalenteri siirtyy siihen.
- Vedä tunti uuteen paikkaan tai avaa se muokattavaksi. Toistuvan tunnin kohdalla valitset, koskeeko muutos vain tätä tapahtumaa, tätä ja seuraavia vai kaikkia tapahtumia.
- Lataa päivitetty tiedosto painikkeesta Lataa.
Esimerkki
Valitse Kokeile esimerkillä. Esimerkkikoulussa on kolme ryhmää (7A, 7B ja 8A), kuusi opettajaa ja kuusi tilaa, ja jokainen oppitunti on viikoittain toistuva tapahtuma, jonka RESOURCES-kentässä ovat opettaja, tila ja ryhmä.
Päällekkäisyyksien luettelossa on yksi kohta. Torstaina Sanna Mäkinen valvoo uusintakoetta klo 10.30–11.15, vaikka hänellä on samaan aikaan 7A:n historian tunti klo 10.15–11.00 luokassa 101. Valitse kohta, niin kalenteri siirtyy torstaihin, ja vedä valvonta alkamaan klo 11.30. Päällekkäisyys poistuu, koska Mäkisellä ei ole tuntia klo 11.30.
Keskiviikkona näkyy tunti, joka on jo siirretty: 7B:n kemia on tällä viikolla klo 13.00, vaikka tavallisesti se alkaa klo 9.15. Tiedostossa siirto on viikoittaisen sarjan poikkeus. Rajaa näkymä tilaan Kemian luokka, niin näet tilan viikon, tai opettajaan Sanna Mäkinen, niin näet hänen viikkonsa.
Avaa Lataa. Yhteenvedossa on yksi siirretty tapahtuma, ja ladatussa tiedostossa vain valvonnan alku- ja loppuaika ovat muuttuneet. Lisäksi tapahtuman SEQUENCE-arvo on noussut nollasta yhteen ja DTSTAMP-aikaleima on uusi.
Miten työkalu lukee ja kirjoittaa tiedoston
Työkalu lukee tapahtumien rakenteiset kentät sellaisinaan: alun ja lopun, otsikon (SUMMARY), paikan (LOCATION), resurssit (RESOURCES) ja osallistujat. Resurssit jaetaan ryhmiin, opettajiin ja tiloihin tiedoston omien tietojen perusteella. Tila on resurssi, joka esiintyy paikan kentässä, ja opettaja on osallistuja tai resurssi, jolle kuvauksessa annetaan nimi. Koodi, jota tiedosto ei selitä, jää arvaamatta ryhmään Muut resurssit.
Viikoittain toistuvat tunnit avataan jokaiselle päivälle tapahtuman omassa aikavyöhykkeessä, joten aamun ensimmäinen tunti alkaa samaan aikaan myös kellojen siirron jälkeen. Jos Kurresta tulleessa tiedostossa ei ole aikavyöhykettä, ajat luetaan Suomen aikana.
Päällekkäisyys tarkoittaa kahta tapahtumaa, jotka varaavat saman opettajan, tilan, ryhmän tai osallistujan limittäisinä aikoina. Lukujärjestysohjelmien viennit kirjoittavat usein saman tunnin jokaisen ryhmän tiedostoon erikseen. Kun kopioilla on sama aika ja sama opintojakso tai otsikko, ne lasketaan yhdeksi varaukseksi, kuten Smootablesin tuonnissakin.
Kun tallennat muutoksen, vain muuttamasi rivit kirjoitetaan uudelleen. Muistutukset, aikavyöhykkeiden määrittelyt ja ohjelmakohtaiset kentät, kuten COURSE-CODE, säilyvät ennallaan. Muutetun tapahtuman SEQUENCE-arvo kasvaa ja DTSTAMP-aikaleima päivittyy, sillä niillä iCalendar-standardi merkitsee saman tapahtuman uuden version.
Mitä tämä työkalu ei tee
Työkalu muokkaa kopiota kalenteritiedostosta. Se ei vie muutoksia takaisin Kurreen tai Wilmaan: muutokset ovat vain ladatussa tiedostossa. Osallistujille ei lähde muutosilmoituksia.
Työkalu löytää päällekkäisyydet mutta ei ratkaise niitä. Siirrät tunnit itse yksi kerrallaan, eikä mikään tarkista opettajan työaikaa, tilan kokoa tai sitä, mitkä ryhmät jakavat opiskelijoita.
Yhden tiedoston enimmäiskoko on 1 Mt ja kaikkien tiedostojen yhteensä 8 Mt. Toistuva tapahtuma, jolla ei ole päättymispäivää, näytetään kahden vuoden ajalta, ja tunneittain tai tiheämmin toistuvista tapahtumista näytetään vain ensimmäinen kerta. Molemmat kirjoitetaan tiedostoon muuttamattomina.
Kun koko lukujärjestys pitää sovittaa uudelleen
Yksittäisen päällekkäisyyden korjaa vetämällä. Kun muutoksia on paljon, yksi siirto johtaa helposti seuraavaan. Smootablesin tuontisivu lukee samat kalenteritiedostot, ja ratkaisin tarkistaa opettajat, tilat ja ryhmät toisiaan vasten ja sijoittaa tunnit. Valmiin lukujärjestyksen saa taas iCalendar-tiedostoiksi opettajittain, ryhmittäin tai tiloittain. Koko lähestymistapa on koottu sivulle lukujärjestysohjelma ammatilliseen koulutukseen, ja Kurren rinnalla kokeilemisesta kerrotaan sivulla Kurre-vaihtoehto.
Usein kysyttyä ICS-tiedoston muokkauksesta
Miten avaan ICS-tiedoston ilman Outlookia?
Vedä tiedosto tälle sivulle. Jokainen tapahtuma näkyy viikko-, päivä-, kuukausi- tai listanäkymässä, eikä mitään lisätä omaan kalenteriisi. Tiedosto ei lähde selaimestasi.
Voiko Kurresta viedyn iCalendar-tiedoston muokata?
Voi. Avaa Kurresta viedyt tiedostot työkalussa, siirrä tai muokkaa tunteja ja lataa päivitetty tiedosto. Rivit, joita et muuttanut, säilyvät sellaisinaan.
Saako Wilmasta ICS-tiedoston?
Wilmassa voi tilata oman työjärjestyksensä kalenteriohjelmaan henkilökohtaisella iCal-linkillä, joka päivittyy itsestään. Linkki tuo tunnit kalenteriin seurattaviksi. Kun tarvitset tiedoston, jonka voi avata ja muokata tässä työkalussa, vie se Kurresta: iCalendar-vienti on sijoittelun tulosteissa.
Mitä toistuvalle tunnille tapahtuu, kun siirrän yhtä viikkoa?
Valitset itse. "Tämä tapahtuma" tekee poikkeuksen vain kyseiselle päivälle. "Tämä ja seuraavat tapahtumat" päättää sarjan ennen sitä ja aloittaa siitä uuden sarjan. "Kaikki tapahtumat" siirtää koko sarjan ja pitää sen poikkeukset mukana.
Voinko avata kaikkien ryhmien tai opettajien tiedostot kerralla?
Voit. Avaa useita tiedostoja yhtä aikaa, esimerkiksi yksi kullekin opettajalle, niin ne näkyvät samassa kalenterissa ja tiedostokohtainen suodatin erottelee ne. Lataa ne erikseen tai yhtenä yhdistettynä tiedostona, jossa usean tiedoston sama tapahtuma on mukana vain kerran.
Lähetetäänkö tiedostoni jonnekin?
Ei. Tiedostot luetaan, muokataan ja kirjoitetaan selaimessasi. Keskeneräinen työ säilyy tämän selaimen tallennustilassa, jotta sivun uudelleenlataus ei hävitä sitä, ja Tyhjennä poistaa sen.