Informativa sulla privacy

Smootables è il servizio di pianificazione dell'anno scolastico e degli orari su smootables.com e app.smootables.fi. Non abbiamo ancora pubblicato in questa pagina un nome di società registrato né un codice fiscale. Fino ad allora, scriveteci come Smootables a juho@smootables.com.

Quando una scuola usa Smootables, quella scuola è il titolare del trattamento: decide perché i dati personali vengono trattati. Smootables è il responsabile del trattamento: trattiamo quei dati solo per erogare il servizio richiesto. Firmiamo un accordo sul trattamento dei dati (DPA) con la scuola prima di trattare i suoi dati personali. Se siete docenti o studenti nominati in un orario, partite da quella scuola. Aiutiamo la scuola a rispondere.

• Nomi dei docenti, così un orario può dire chi insegna una lezione
• Nomi degli studenti, così gruppi e percorsi individuali possono nominare le persone
• E-mail dell'account e nome visualizzato di pianificatori e docenti che accedono
• Indirizzi e-mail delle persone che una scuola invita

Se ci scrivete da questo sito o via e-mail, conserviamo nome, e-mail e messaggio per potervi rispondere. È distinto dai dati di orario della scuola. Per quei messaggi, Smootables è il titolare.

• Per costruire, modificare e condividere orari
• Per creare e gestire gli accessi
• Per inviare e-mail di account: conferma, reimpostazione della password e inviti

I dati della scuola si trovano nel nostro ambiente Microsoft Azure in Sweden Central, nell'Unione europea (UE). Calcolo, database ed e-mail transazionale girano lì. Così il prodotto è in produzione oggi, non è un piano per un trasferimento futuro. I dati di pagamento con carta delle scuole che pagano con carta di credito sono trattati separatamente da Stripe, come descritto sotto.

• Microsoft Azure, in Sweden Central. Copre calcolo, database, Azure Communication Services per l'e-mail transazionale e Azure OpenAI EU per le funzioni opzionali di pianificazione con IA.
• Stripe, come prestatore di servizi di pagamento. Stripe è usato solo per i pagamenti con carta di credito, non per la fatturazione. Stripe riceve i dati del pagatore (la scuola che paga, il contatto di fatturazione e i dati della carta inseriti nella pagina di pagamento Stripe). Stripe non riceve nomi di docenti, nomi di studenti né altri dati che le scuole aggiungono a piani e orari.

• Crittografia in transito e a riposo
• Il database si trova in una rete privata senza endpoint pubblico
• I segreti sono conservati in Azure Key Vault
• Un unico punto di accesso monitorato
• I dati di ogni scuola sono isolati a livello di database (row-level security), quindi una scuola non può vedere i dati di un'altra
• Backup automatici e ripristino, all'interno dell'UE
• Le modifiche agli orari sono versionate e registrate, così come le azioni del pianificatore IA

L'assistenza opzionale alla pianificazione con IA gira su Azure OpenAI EU, un responsabile ospitato nell'UE. Prima che una richiesta raggiunga il modello, sostituiamo i nomi di docenti, studenti e gruppi con codici, quindi il modello non vede mai nomi reali. Non usiamo i dati della scuola per addestrare o perfezionare alcun modello. Non gira mai direttamente su OpenAI né su qualsiasi altro modello ospitato fuori dall'UE. Una scuola può rinunciare alle funzioni di IA e usare comunque il resto di Smootables.

L'app Smootables usa i cookie solo per tenervi collegati e ricordare la lingua. Questo sito non usa cookie pubblicitari.

Conserviamo i dati di una scuola finché la scuola usa Smootables. Non abbiamo ancora un processo automatico che elimina una scuola quando se ne va. Quando una scuola ci chiede di chiudere l'account, eliminiamo i suoi dati a mano. Scrivete a juho@smootables.com. La scuola può anche eliminare l'account di un singolo utente da sola, in qualsiasi momento, nell'app. I messaggi del sito li conserviamo il tempo necessario per rispondere e tenere traccia della conversazione.

• Il nostro personale accede ai portali di amministrazione solo con autenticazione a due fattori
• L'accesso ai dati personali è limitato alle esigenze di supporto, e solo dall'interno dell'UE
• I diritti di accesso seguono i ruoli: amministratore, pianificatore e docente, così ognuno vede solo ciò che il suo ruolo richiede

Ai sensi del regolamento generale sulla protezione dei dati dell'UE (GDPR) potete chiedere di vedere i dati personali che deteniamo su di voi, di correggerli o di farli eliminare. Se i dati sono nello spazio di una scuola, partite da quella scuola. Potete anche scrivere a juho@smootables.com. Potete presentare reclamo all'autorità nazionale. In Finlandia è l'Ufficio del Garante per la protezione dei dati (Tietosuojavaltuutetun toimisto).

Se aggiungiamo un sub-responsabile, cambiamo dove stanno i dati o modifichiamo questa informativa in un modo che vi riguarda, aggiorniamo questa pagina e la data in alto. Per un cambiamento che riguarda i dati della scuola, scriviamo anche ai contatti amministratori.