Keskeiset poiminnat
- Rakennettu ammatillisen koulutuksen rakenteille: tutkinnonosat, jaksot, työsalit, työpaikalla järjestettävä koulutus ja yksilölliset opintopolut ovat mallin ydin, eivät lisäosia.
- Vuosisuunnittelu, vuosityöajan seuranta ja työjärjestysten automaattinen optimointi samassa selainpohjaisessa järjestelmässä, suomeksi.
- Rajoiteratkaisin luo jakson työjärjestyksen suoraan suunnitelmasta: 13 tarkistusta ennen ajoa, kovat säännöt konfliktittomista opettajista, tiloista ja ryhmistä kiinnitettyihin tunteihin sekä 6 painotettua tavoitetta, kuten hyppytuntien minimointi.
- Tekoälyavustaja toteuttaa suuret suunnitelmamuutokset pyynnöstä, aina esikatselun, vahvistuksen ja muutoslokin kautta.
Työjärjestys kaatuu usein jo ennen generointia
Ongelmat tulevat näkyviin myöhään: opettaja kahdessa paikassa yhtä aikaa, työsaliryhmä ilman sopivaa tilaa, osa-aikainen opettaja sijoitettuna päivälle, jona hän ei ole käytettävissä. Syy on useimmiten aikaisemmassa vaiheessa, vuosisuunnitelmassa, jota ei koskaan tarkistettu toteutettavana ja resursoituna kokonaisuutena.
Tuttu asetelma monessa ammatillisessa oppilaitoksessa: vuosisuunnittelu ja vuosityöajan laskenta elävät taulukoissa, työjärjestys rakennetaan eri ohjelmassa, ja samat tiedot syötetään käsin useaan paikkaan joka jaksossa. Jokainen kopiointikerta on mahdollisuus virheelle, ja suunnitelman ja työjärjestyksen välinen ero huomataan vasta, kun opettaja huomauttaa siitä.
Smootablesissa koulutukset, jaksot, resursointi ja työjärjestykset elävät samassa järjestelmässä. Tunnit ja kustannusarviot päivittyvät suunnitelmasta automaattisesti, ja generointi käyttää täsmälleen samoja tietoja, joilla suunnitelma tehtiin. Silloin työjärjestystyö alkaa tarkistetusta suunnitelmasta, ei tyhjästä ruudukosta.
Mitä samassa järjestelmässä on
Suunnittelu ja työjärjestys jakavat saman tietomallin sen sijaan, että tiedot olisivat hajallaan taulukoissa ja edellisvuoden tiedostoissa.
- Monivuotinen vuosisuunnittelu: lukuvuodet, jaksot, päiväprofiilit ja koulutustarjonta yhdellä aikajanalla
- Opetuksen resursointi: opettajat, tilat, laitteet, ryhmät ja opiskelijat kelpoisuuksineen ja käytettävissäoloineen
- Vuosityöajan seuranta: opettajien tuntikertymät ja kustannusarviot päivittyvät suunnitelmasta automaattisesti
- Automaattinen työjärjestysten generointi rajoiteratkaisimella (CP-SAT)
- Muokkaus: siirrot, vaihdot, jaot, kiinnitykset, kumoa ja palauta sekä versiohaarat vaihtoehtojen vertailuun
- Tekoälyavustaja, joka toteuttaa suuria suunnitelma- ja työjärjestysmuutoksia pyynnöstä
Vuosisuunnitelmasta valmiiseen työjärjestykseen
- Rakenna malli: lukuvuodet, jaksot, koulutukset, ryhmät, opettajat, tilat ja oppilaitoksen omat säännöt. Autamme lähtötietojen siirrossa Excel- ja CSV-tiedostoista.
- Tarkista suunnitelma: 13 tarkistusta löytää puuttuvat opettajat ja tilat, ylittyvät viikkotunnit ja mahdottomat kiinnitykset ennen kuin ne kaatavat generoinnin.
- Generoi työjärjestys: ratkaisin varmistaa ensin toteutettavuuden kovia sääntöjä vasten, konfliktittomista opettajista, tiloista ja ryhmistä kiinnitettyihin tunteihin, ja optimoi sitten kuusi painotettua tavoitetta, esimerkiksi opettajien ja opiskelijoiden hyppytuntien minimoinnin.
- Ymmärrä lopputulos: jos suunnitelma ei ratkea, saat raportin syystä ja korjausehdotukset, et pelkkää virheilmoitusta. Sijoittamatta jääneet tunnit voi siirtää odotusalueelle ja ratkoa käsin.
- Muokkaa ja generoi uudelleen: siirrä ja vaihda tunteja, kiinnitä valmiit paikalleen, generoi vain muuttuneet ryhmät uudelleen ja vertaa vaihtoehtoja versiohaaroina.
Rakennettu ammatillisen koulutuksen rakenteille
Ammatillisen oppilaitoksen suunnittelu ei ole viikkopohjaista ruudukkotäyttöä. Siksi nämä rakenteet ovat Smootablesissa mallin ydin, eivät päälle lisättyjä ominaisuuksia.
Tutkinnonosat ja jaksot
Tutkinnonosat jakautuvat jaksoille ja lukuvuosille, ja saman koulutuksen voi suunnitella usealle vuodelle kerralla. Jaksojen määrää lukuvuodessa ei ole rajattu.
Työsalit ja laitteet
Tuntien pituus joustaa 15 minuutin tarkkuudella lyhyestä teoriatunnista koko päivän työsalipäivään, ja tilat sekä laitteet ovat mukana sijoittelussa.
Yksilölliset opintopolut
Ryhmien rinnalla suunnitellaan yksittäisiä opiskelijoita: opiskelijakohtaiset sijoitukset, poikkeukset ja omat työjärjestysnäkymät.
Työpaikalla järjestettävä koulutus
Työelämäjaksot ja etäopetus merkitään suoraan sijoituksiin: työpaikalla oppiva opiskelija ei varaa opettajaa eikä luokkaa, ja etätunti ei varaa tilaa.
Samanaikaisopetus ja ryhmien yhdistely
Samalla tunnilla voi olla useita opettajia, ja ryhmiä voi yhdistää ja jakaa ilman, että ratkaisin päästää läpi kaksoisvarauksia.
Vuosityöaika näkyvissä
Opettajien tuntikertymät lasketaan suunnitelmasta lukuvuosittain ja jaksoittain, joten ylitys näkyy ennen kuin se on valmiissa työjärjestyksessä.
Tekoälyavustaja, joka pysyy suunnittelijan hallinnassa
Raskaimpia töitä suunnittelussa ovat suuret muutokset: tutkinnonosan siirto toiselle lukuvuodelle valituille ryhmille, jaksosuunnitelman kopiointi ja säätäminen tai työmäärän tasaaminen opettajien kesken. Smootablesissa nämä voi antaa avustajalle tehtäväksi suomeksi.
Avustajalla on käytössään 169 työkalua, jotka ovat samat toiminnot, joita suunnittelija käyttää käyttöliittymässä, joten se ei voi tehdä mitään sellaista, mihin suunnittelijalla ei olisi oikeutta. Suuret ja peruuttamattomat muutokset kulkevat aina esikatselun ja vahvistuksen kautta, jokainen muutos kirjataan lokiin, ja opettajien sekä opiskelijoiden nimet eivät kulje kielimallille asti. Avustaja on oletuksena pois päältä, ja se otetaan käyttöön oppilaitoskohtaisella päätöksellä.
Sopii suomalaiseen kokonaisuuteen
Useimmissa suomalaisissa oppilaitoksissa arki pyörii Visma InSchool -perheen ympärillä: Primus hallinnossa, Kurre suunnittelussa ja Wilma opettajien, opiskelijoiden ja huoltajien arkikäyttöliittymänä. Smootables ei korvaa hallintojärjestelmää eikä kodin ja koulun viestintää, vaan keskittyy suunnittelun ja lukujärjestystyön ketjuun: vuosisuunnitelmasta optimoituun työjärjestykseen. Valmiit työjärjestykset jaetaan opettajille selainlinkillä ja viedään tarvittaessa PDF-, Excel- ja CSV-muotoon muihin järjestelmiin.
Jos oppilaitoksesi pohtii lukujärjestystyökalun tulevaisuutta Visman alustauudistuksen keskellä, kokosimme tilannekuvan ja rinnakkaisvertailun sivulle Kurre-vaihtoehto. Kansainvälisistä työkaluista olemme koonneet vastaavat vertailut: Untis-vaihtoehto ja FET-vaihtoehto.
Paras hetki löytää ongelma on ennen generointia
Puuttuva opettaja, ylittyvä vuosityöaika tai liian pieni tila kannattaa löytää suunnitelmasta, ei valmiista työjärjestyksestä. Smootables on rakennettu juuri tähän järjestykseen: tarkista suunnitelma, generoi työjärjestys, muokkaa vapaasti. Varaa ilmainen etäesittely niin näet miltä oman oppilaitoksesi suunnitteluprosessi näyttäisi Smootablesissa.
Kysymyksiä hankinnan tueksi
Onko Smootables lukujärjestysohjelma vai suunnittelujärjestelmä?
Molempia. Vuosisuunnittelu, resursointi, vuosityöajan seuranta ja työjärjestysten automaattinen optimointi ovat samassa järjestelmässä, joten työjärjestys syntyy suoraan suunnitelmasta eikä erillisestä syöttövaiheesta. Muutos suunnitelmaan näkyy tunneissa ja kustannusarvioissa heti.
Toimiiko se ammatillisen koulutuksen rakenteilla?
Kyllä. Tutkinnonosat, jaksot, ryhmien yhdistely, työsalit ja laitteet, työpaikalla järjestettävä koulutus, etäopetus ja yksilölliset opintopolut ovat mallin ytimessä, eivät lisäosia. Käyttöliittymä ja tuki toimivat suomeksi.
Voiko automaattisesti luotua työjärjestystä muokata käsin?
Voi. Ratkaisin tuottaa lähtökohdan, jota suunnittelija muokkaa vapaasti: siirrot, vaihdot, jaot ja kiinnitykset onnistuvat vetämällä, kumoa ja palauta toimivat, ja ruutua osoittamalla näet, ketkä opettajat ja mitkä tilat ovat kyseisellä hetkellä vapaana. Muutokset kirjautuvat versiohistoriaan.
Miten pääsemme alkuun?
Autamme lähtötietojen siirrossa: opettajat, tilat, laitteet, ryhmät ja koulutustarjonta tuodaan Smootablesiin Excel- tai CSV-tiedostoista sarake sarakkeelta esikatsellen. Tyypillinen polku on suunnitella ja optimoida yksi jakso nykyisen prosessin rinnalla ja verrata lopputulosta ja työmäärää ennen laajentamista.
Sopiiko Smootables lukioon tai peruskouluun?
Painopisteemme on ammatillisessa koulutuksessa, ja siihen tämä sivusto ja mallimme on rakennettu. Jos oppilaitokseesi kuuluu myös muita koulutusmuotoja, kerromme esittelyssä suoraan, mikä toimii jo nyt ja mikä ei.
Missä tiedot sijaitsevat?
Smootables on pilvipalvelu, jossa jokaisen oppilaitoksen tiedot on eristetty omaan ympäristöönsä. Palvelu on rakennettu GDPR:n vaatimusten mukaisesti, ja tiedot sijaitsevat suojatuilla Microsoft Azure -palvelimilla.