Visualizza e modifica i file di calendario (.ics) dell’orario scolastico nel browser

La maggior parte dei software orario scolastico può esportare l’orario come file di calendario, spesso uno per classe, docente o aula, così le lezioni compaiono in Google Calendar o Outlook. Un file di questo tipo è testo semplice in formato iCalendar (RFC 5545). Ogni evento è un blocco VEVENT con un inizio (DTSTART), una fine (DTEND o DURATION), un titolo (SUMMARY) e campi facoltativi come LOCATION, RESOURCES, ATTENDEE, ORGANIZER e CATEGORIES. Lo strumento legge direttamente questi campi. Non deduce mai un docente o un’aula dalle parole di un titolo.

Gli eventi ricorrenti contengono una regola (RRULE) al posto di un elenco di date. Lo strumento espande le regole giornaliere, settimanali, mensili e annuali in occorrenze datate nel fuso orario dell’evento, quindi una lezione delle 09:00 resta alle 09:00 anche dopo il cambio dell’ora. Le date elencate in EXDATE vengono escluse, e un’occorrenza spostata (un secondo VEVENT con lo stesso UID e un RECURRENCE-ID) sostituisce la data da cui è stata spostata.

C’è una sovrapposizione quando due eventi con orari che si accavallano indicano in RESOURCES lo stesso docente, la stessa aula o la stessa classe, oppure hanno lo stesso partecipante. Un evento senza RESOURCES occupa invece il luogo indicato in LOCATION. Gli eventi di tutto il giorno, quelli annullati e quelli segnati come liberi non contano. Una lezione scritta più volte, una per classe o per calendario del docente come la esportano i software orario, è un solo impegno: le copie con gli stessi orari e lo stesso corso (o titolo) non si sovrappongono mai tra loro.

Quando salvi una modifica, vengono riscritte solo le righe che hai cambiato. Ogni altra riga del file, compresi promemoria, definizioni dei fusi orari e campi personalizzati X-, viene riscritta esattamente come è stata letta. L’evento modificato riceve un SEQUENCE più alto e un nuovo DTSTAMP: è così che lo standard iCalendar indica una versione rivista dello stesso evento. Per un evento ricorrente scegli tu l’ambito, come in Google Calendar o Outlook: questo evento (un’eccezione con RECURRENCE-ID), questo evento e tutti i successivi (la serie termina con UNTIL e ne inizia una nuova) o tutti gli eventi (la serie si sposta, e le sue date escluse si spostano con lei).

Seleziona Prova con un esempio. L’esempio è una settimana scolastica inventata: tre classi (1A, 1B e 2A), sei docenti e sei aule, con ogni lezione scritta come evento ricorrente settimanale il cui campo RESOURCES elenca docente, aula e classe.

Il pannello delle sovrapposizioni ne segnala una. Giovedì Giulia Romano è di turno per la sorveglianza dalle 10:30 alle 11:15, mentre dalle 10:15 alle 11:00 insegna Storia alla 1A nell’Aula 101. Seleziona la sovrapposizione per andare al giovedì, poi trascina la sorveglianza alle 11:30. L’avviso sparisce, perché alle 11:30 lei non ha lezione.

Il mercoledì mostra una lezione già spostata: questa settimana la lezione di Scienze della 1B, di solito alle 09:15 nel Laboratorio di scienze, si tiene alle 13:00, ed è scritta nel file come eccezione alla serie settimanale. Filtra per Laboratorio di scienze per vedere la settimana dell’aula, o per Giulia Romano per vedere la sua.

Seleziona Scarica. Il riepilogo elenca un evento spostato. Il file scaricato è l’esempio con quel solo evento cambiato: nuove righe DTSTART e DTEND, SEQUENCE portato da 0 a 1 e un nuovo DTSTAMP.

Modifica una copia del file di calendario del tuo orario. Non si ricollega al tuo software orario scolastico, a Google Calendar o a Outlook, quindi un calendario a cui sei iscritto continua a mostrare i vecchi eventi finché non importi il nuovo file, e i partecipanti non ricevono email di aggiornamento.

Trova le sovrapposizioni ma non le risolve. Spostare una lezione in uno spazio libero spetta a te, un evento alla volta, e nulla controlla l’orario di servizio dei docenti, la capienza delle aule o quali classi hanno studenti in comune.

Ogni file può pesare al massimo 1 MB, e tutti insieme 8 MB. Una regola che si ripete senza data di fine viene mostrata per due anni dall’inizio, e le regole che si ripetono ogni ora o più spesso mostrano solo la prima occorrenza. In entrambi i casi vengono riscritte senza modifiche.

La generazione automatica dell’orario scolastico in Smootables parte da dove questo strumento si ferma. La sua pagina di importazione legge gli stessi file di calendario, il risolutore colloca ogni lezione rispettando i vincoli di docenti, aule e classi, e l’orario finito si esporta di nuovo in ICS per ogni docente, classe o aula.