Stundenplan-Kalenderdateien (.ics) im Browser ansehen und bearbeiten

Stundenplan-Software kann einen Schulstundenplan meist als Kalenderdateien exportieren, oft je eine pro Klasse, Lehrkraft oder Raum, damit die Stunden in Google Kalender oder Outlook erscheinen. Eine solche Datei ist reiner Text im iCalendar-Format (RFC 5545). Jeder Termin ist ein VEVENT-Block mit einem Beginn (DTSTART), einem Ende (DTEND oder DURATION), einem Titel (SUMMARY) und optionalen Feldern wie LOCATION, RESOURCES, ATTENDEE, ORGANIZER und CATEGORIES. Das Tool liest diese Felder direkt. Es leitet nie eine Lehrkraft oder einen Raum aus den Wörtern eines Titels ab.

Wiederkehrende Termine enthalten eine Regel (RRULE) statt einer Liste von Daten. Das Tool löst tägliche, wöchentliche, monatliche und jährliche Regeln in datierte Einzeltermine in der Zeitzone des jeweiligen Termins auf, sodass eine Stunde um 09:00 auch nach der Zeitumstellung um 09:00 bleibt. In EXDATE aufgeführte Daten werden ausgelassen, und ein verschobener Einzeltermin (ein zweites VEVENT mit derselben UID und einer RECURRENCE-ID) ersetzt das Datum, von dem er verschoben wurde.

Eine Doppelbuchung liegt vor, wenn zwei Termine mit überlappenden Zeiten in RESOURCES dieselbe Lehrkraft, denselben Raum oder dieselbe Gruppe nennen oder dieselbe teilnehmende Person haben. Ein Termin ohne RESOURCES bucht stattdessen seinen Ort aus LOCATION. Ganztägige Termine, abgesagte Termine und als frei markierte Termine zählen nicht. Eine Unterrichtsstunde, die mehrfach in der Datei steht, weil Stundenplan-Software sie einmal pro Gruppe oder pro Lehrkraftkalender exportiert, ist eine einzige Buchung: Kopien mit denselben Zeiten und demselben Kurs (oder Titel) kollidieren nie miteinander.

Wenn Sie eine Änderung speichern, werden nur die geänderten Zeilen neu geschrieben. Jede andere Zeile der Datei, auch Erinnerungen, Zeitzonendefinitionen und eigene X-Felder, wird genau so zurückgeschrieben, wie sie gelesen wurde. Der bearbeitete Termin erhält eine höhere SEQUENCE und einen neuen DTSTAMP. So kennzeichnet der iCalendar-Standard eine überarbeitete Fassung desselben Termins. Bei einem wiederkehrenden Termin wählen Sie den Umfang wie in Google Kalender oder Outlook: „Dieser Termin“ (eine Ausnahme mit RECURRENCE-ID), „Dieser und alle folgenden Termine“ (die Serie endet mit UNTIL, und eine neue Serie beginnt) oder „Alle Termine“ (die Serie wird verschoben, und ihre Ausnahmedaten werden mitverschoben).

Klicken Sie auf „Mit Beispiel ausprobieren“. Das Beispiel ist eine erfundene Schulwoche: drei Klassen (7a, 7b und 8a), sechs Lehrkräfte und sechs Räume. Jede Unterrichtsstunde ist ein wöchentlich wiederkehrender Termin, dessen Feld RESOURCES Lehrkraft, Raum und Klasse nennt.

Der Bereich für Doppelbuchungen meldet genau eine Doppelbuchung. Am Donnerstag hat Sabine Krüger von 10:30 bis 11:15 Aufsicht beim Nachschreibtermin, während sie von 10:15 bis 11:00 Geschichte in der 7a in Raum 101 unterrichtet. Wählen Sie die Doppelbuchung aus, um zum Donnerstag zu springen, und ziehen Sie die Aufsicht auf 11:30. Die Warnung verschwindet, weil sie um 11:30 keinen Unterricht hat.

Am Mittwoch steht eine Stunde, die bereits verschoben wurde: Biologie der 7b, sonst um 09:15 im Biologieraum, findet diese Woche um 13:00 statt. In der Datei ist das als Ausnahme der wöchentlichen Serie geschrieben. Filtern Sie nach Biologieraum, um die Woche des Raums zu sehen, oder nach Sabine Krüger für ihre Woche.

Klicken Sie auf „Herunterladen“. Die Übersicht nennt einen verschobenen Termin. Die heruntergeladene Datei ist das Beispiel mit genau diesem einen geänderten Termin: neue Zeilen DTSTART und DTEND, SEQUENCE von 0 auf 1 erhöht und ein neuer DTSTAMP.

Es bearbeitet eine Kopie Ihrer Stundenplan-Kalenderdatei. Es ist nicht mit Ihrer Stundenplan-Software, mit Google Kalender oder Outlook verbunden. Ein abonnierter Kalender-Feed zeigt daher weiter die alten Termine, bis Sie die neue Datei importieren, und Teilnehmende erhalten keine Aktualisierung per E-Mail.

Es findet Doppelbuchungen, löst sie aber nicht auf. Eine Stunde in eine freie Zeit zu verschieben, bleibt Ihre Aufgabe, Termin für Termin, und nichts prüft Arbeitszeiten der Lehrkräfte, Raumkapazitäten oder welche Gruppen gemeinsame Schülerinnen und Schüler haben.

Jede Datei darf höchstens 1 MB groß sein, alle zusammen höchstens 8 MB. Eine Regel, die sich ohne Enddatum wiederholt, wird für zwei Jahre ab ihrem Beginn angezeigt, und von Regeln, die sich stündlich oder öfter wiederholen, erscheint nur der erste Termin. Beide werden unverändert zurückgeschrieben.

Die automatische Stundenplanung in Smootables setzt dort an, wo dieses Tool aufhört. Der Import liest dieselben Kalenderdateien, der Solver platziert jede Unterrichtsstunde unter den Randbedingungen für Lehrkräfte, Räume und Gruppen, und der fertige Stundenplan lässt sich für jede Lehrkraft, Klasse oder jeden Raum wieder als ICS exportieren.