Tietosuojaseloste

Smootables on palvelu lukuvuoden suunnitteluun ja työjärjestysten laatimiseen. Palvelu toimii osoitteissa smootables.com ja app.smootables.fi. Emme ole vielä julkaisseet tällä sivulla rekisteröityä yritysnimeä tai Y-tunnusta. Siihen asti voit lähettää yhteydenotot Smootablesille osoitteeseen juho@smootables.com.

Kun koulu käyttää Smootablesia, koulu on rekisterinpitäjä. Se päättää, mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään. Smootables on henkilötietojen käsittelijä. Käsittelemme tietoja vain tuottaaksemme palvelun, jonka koulu on tilannut. Teemme koulun kanssa henkilötietojen käsittelysopimuksen (DPA), ennen kuin käsittelemme koulun puolesta mitään henkilötietoja. Jos nimesi on koulun työjärjestyksessä opettajana tai opiskelijana, käänny ensin koulun puoleen. Autamme koulua vastaamaan.

• Opettajien nimet ja suunnittelijoiden kirjaamat työaikatiedot: viikko- ja vuositunnit, vapaajaksot sekä aikatauluestot syineen. Niiden avulla suunnitelma ja työjärjestys sovitetaan kunkin opettajan työhön
• Opiskelijoiden nimet, jotta ryhmistä ja yksilöllisistä opintopoluista näkyy, keitä ne koskevat. Koulu voi käyttää nimien sijaan opiskelijakoodeja tai suunnitella pelkillä ryhmillä
• Palveluun kirjautuvien suunnittelijoiden ja opettajien sähköpostiosoite ja näyttönimi
• Koulun kutsumien henkilöiden sähköpostiosoitteet
• Suunnitelmien kommentit ja muutoshistoria: muutoksen tekijä, sisältö ja ajankohta
• Kirjautumistapahtumat (sähköpostiosoite ja IP-osoite) palvelinlokeissa. Lokeja säilytetään 30 vuorokautta

Jos kirjoitat meille tämän sivuston kautta tai sähköpostitse, säilytämme nimesi, sähköpostiosoitteesi ja viestisi. Tarvitsemme ne vastataksemme sinulle. Nämä tiedot ovat erillään koulun työjärjestystiedoista. Näiden viestien osalta Smootables on rekisterinpitäjä.

• Työjärjestysten laatiminen, muokkaaminen ja jakaminen
• Opettajien työajan suunnittelu
• Käyttäjätunnusten luominen ja hallinta
• Tiliin liittyvien sähköpostien lähettäminen: rekisteröitymisen vahvistus, salasanan palautus ja kutsut

Koulun tiedot sijaitsevat omassa Microsoft Azure -ympäristössämme Sweden Central -alueella Ruotsissa, Euroopan unionissa (EU). Laskenta ja tietokanta toimivat siellä. Transaktiosähköposti kulkee Azuren kautta Euroopan sisällä. Kuvaus vastaa palvelun nykyistä toteutusta eikä suunnitelmaa myöhemmästä siirrosta. Jos koulu maksaa luottokortilla, korttimaksun tiedot käsittelee erikseen Stripe. Siitä kerrotaan alempana.

• Microsoft Azure (Microsoft Ireland Operations Ltd). Laskenta ja tietokanta toimivat Sweden Central -alueella. Transaktiosähköposti kulkee Azure Communication Servicesin kautta Euroopassa. Valinnainen suunnittelun tekoälyavustaja toimii Azure OpenAI:ssa Sweden Central -alueella. Se on oletuksena pois päältä, ja koulu ottaa sen käyttöön erikseen.
• Stripe maksupalveluntarjoajana. Stripea käytetään vain luottokorttimaksuihin, ei laskutukseen. Stripe saa maksajaa koskevat tiedot: maksavan koulun, sen laskutusyhteyshenkilön ja Stripen maksusivulle syötetyt korttitiedot. Stripe ei saa opettajien tai opiskelijoiden nimiä eikä muita tietoja, joita koulut lisäävät suunnitelmiin ja työjärjestyksiin.

• Tiedot salataan siirron aikana ja tallennettuina
• Tietokanta on yksityisessä verkossa, eikä sillä ole julkista päätepistettä
• Salaisuudet säilytetään Azure Key Vaultissa
• Järjestelmään on yksi valvottu sisäänpääsykohta
• Kunkin koulun tiedot on eristetty tietokantatasolla (row-level security). Koulu ei näe toisen koulun tietoja
• Varmuuskopiointi ja palautus ovat automaattisia, ja varmuuskopiot säilytetään EU:ssa
• Työjärjestysten muutokset versioidaan ja kirjataan lokiin, samoin tekoälysuunnittelijan toimet
• Jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus tapahtuu, ilmoitamme siitä koululle ilman aiheetonta viivytystä

Valinnainen tekoälyavusteinen suunnittelu toimii Azure OpenAI:ssa Sweden Central -alueella Ruotsissa, Euroopan unionissa. Se on oletuksena pois päältä, ja koulu ottaa sen käyttöön erikseen. Ennen kuin pyyntö lähtee mallille, korvaamme opettajien, opiskelijoiden ja ryhmien täydet nimet koodeilla. Osittaista tai monitulkintaista nimeä, kuten pelkkää etunimeä, ei korvata. Emme käytä koulun tietoja minkään mallin kouluttamiseen tai hienosäätöön. Avustaja ei koskaan käytä suoraan OpenAI:n omaa palvelua. Se ei myöskään käytä mitään muuta mallia, joka toimii EU:n ulkopuolella.

Smootables-sovellus käyttää evästeitä vain kirjautumisen säilyttämiseen ja kielivalinnan muistamiseen. Tämä sivusto ei käytä mainosevästeitä.

Säilytämme koulun tietoja niin kauan kuin koulu käyttää Smootablesia. Kun sopimus päättyy, koulu voi viedä tietonsa palvelusta. Poistamme työtilan 90 vuorokauden kuluttua sopimuksen päättymisestä, ellei koulu pyydä muuta. Vahvistamme poiston pyynnöstä kirjallisesti. Poistetut tiedot poistuvat varmuuskopioistamme 35 vuorokauden kuluessa. Suunnitelmasta poistettu nimi voi säilyä suunnitelman aiemmissa versioissa enintään 12 kuukautta. Palvelinlokeja säilytämme 30 vuorokautta. Koulu voi myös itse poistaa yksittäisen käyttäjän tilin sovelluksessa milloin tahansa. Sivuston kautta tulleita viestejä säilytämme niin kauan kuin tarvitsemme niitä vastaamiseen ja keskustelun kirjaamiseen.

• Henkilöstömme kirjautuu hallintaportaaleihin vain kaksivaiheisella tunnistautumisella
• Pääsy henkilötietoihin on rajattu tukitarpeisiin, ja se on mahdollinen vain EU:n sisältä
• Koulun sisällä käyttöoikeudet määräytyvät roolin mukaan (ylläpitäjä, suunnittelija ja opettaja). Opettajien työaika-, vapaajakso- ja estotiedot näkyvät vain suunnittelijoille ja ylläpitäjille

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) nojalla voit pyytää nähtäväksesi henkilötiedot, joita meillä on sinusta. Voit myös pyytää niiden oikaisemista tai poistamista. Jos tiedot ovat koulun työtilassa, käänny ensin koulun puoleen. Voit myös kirjoittaa osoitteeseen juho@smootables.com. Voit tehdä valituksen oman maasi tietosuojaviranomaiselle. Suomessa se on Tietosuojavaltuutetun toimisto.

Päivitämme tämän sivun ja yllä olevan päivämäärän, jos lisäämme alikäsittelijän tai muutamme tietojen sijaintia. Teemme samoin, jos muutamme selostetta tavalla, joka vaikuttaa sinuun. Jos muutos koskee koulun tietoja, ilmoitamme siitä myös sähköpostitse koulun ylläpidon yhteyshenkilöille.