Tietoturva

• Samalla Azure-alueella ovat sovellus, tietokanta ja varmuuskopiot.
• Ympäristön voi pystyttää vain EU-alueille. Rajaus on kirjattu infrastruktuurin määrittelyyn.
• Tietokannalla ei ole julkista osoitetta. Siihen pääsee vain palvelun omasta yksityisestä verkosta.
• Kaikki saapuva liikenne kulkee yhden Ruotsissa sijaitsevan yhdyskäytävän kautta.
• Kutsu- ja salasanaviestit lähtevät Azure Communication Servicesin kautta, ja niiden tiedot pysyvät Euroopassa.

• Ylläpitäjä näkee kaiken, myös laskutuksen ja käyttäjälokin.
• Suunnittelija näkee kaiken paitsi laskutuksen ja käyttäjälokin. Hän voi kutsua suunnittelijoita ja opettajia.
• Opettaja näkee työjärjestykset vain luku -tilassa ja voi kommentoida tunteja. Opettaja ei voi viedä työjärjestystä tiedostoksi.
• Opettajien työaika-, vapaajakso- ja estotiedot näkyvät vain suunnittelijoille ja ylläpitäjille.
• Suunnittelijan oikeudet koskevat oppilaitoksen kaikkia toimipisteitä. Toimipistekohtaisia oikeuksia ei ole.

• Tunnuksen saa vain kutsulla. Ylläpitäjä tai suunnittelija lähettää kutsun.
• Ylläpitäjä vaihtaa roolin tai poistaa käyttäjän oppilaitoksesta.
• Ylläpitäjän näkemään käyttäjälokiin jäävät kutsut, roolimuutokset ja poistot.
• Jokainen käyttäjä vaihtaa itse nimensä, sähköpostiosoitteensa ja salasanansa.

• Tiedot salataan siirron aikana ja tallennettuina.
• Tietokannan ja palveluiden avaimet ja muut salaisuudet ovat Azure Key Vaultissa.
• Tietokannasta otetaan automaattiset varmuuskopiot, ja ne pysyvät samalla EU-alueella.
• Työjärjestyksen muutokset versioidaan, ja käsin tehdyt muokkaukset näkyvät muutoshistoriassa.
• Tekoälyavustajan tekemät muutokset kirjataan lokiin.
• Palvelinlokeja säilytetään 30 vuorokautta.

Smootablesin hallintaportaaliin pääsee vain kaksivaiheisella tunnistautumisella. Oppilaitoksen henkilötietoja käsittelemme vain tukitehtävissä ja vain EU-alueelta. Emme käytä oppilaitoksen tietoja tuotekehitykseen tai testaukseen.

Tekoälyavustaja on oletuksena pois päältä, ja oppilaitoksesi voi ottaa sen käyttöön. Kun kirjoitat avustajalle opettajan, opiskelijan tai ryhmän koko nimen, Smootables korvaa sen koodilla. Kielimalli saa viestin vasta tämän jälkeen. Pelkkää etunimeä tai muuta osittaista nimeä ei korvata. Sama koskee nimeä, joka on usealla henkilöllä. Emme käytä oppilaitoksen tietoja minkään mallin kouluttamiseen. Avustaja ei ohita ratkaisinta, ja sen muutokset näkyvät lokissa. Lue lisää AI-lukkarista.

• Suunnittelija vie työjärjestykset Exceliin, CSV:hen, PDF:ään tai kalenteritiedostoiksi (.ics). Katso tietojen tuonti ja vienti.
• Käyttäjä voi poistaa oman tilinsä sovelluksessa. Poisto vaatii salasanan.
• Oppilaitoksen viimeinen ylläpitäjä voi poistaa koko oppilaitoksen tietoineen. Tilauksen pitää olla ensin peruttu. Vahvistukseksi hän kirjoittaa oppilaitoksen nimen.
• Kun sopimus päättyy, poistamme työtilan 90 vuorokauden kuluttua, ellei oppilaitos pyydä muuta. Pyynnöstä vahvistamme poiston kirjallisesti.
• Poistettu tieto häviää varmuuskopioista 35 vuorokaudessa. Suunnitelmasta poistettu nimi voi säilyä aiemmissa versioissa enintään 12 kuukautta.

Oppilaitos on rekisterinpitäjä, ja Smootables on henkilötietojen käsittelijä. Allekirjoitamme tietosuojasopimuksen (DPA), ennen kuin käsittelemme oppilaitoksen henkilötietoja. Alikäsittelijöitä on kaksi: Microsoft Azure ja korttimaksuissa Stripe. Stripe ei saa opettajien eikä opiskelijoiden nimiä. Jos henkilötietoja koskeva tietoturvaloukkaus tapahtuu, ilmoitamme siitä oppilaitokselle ilman aiheetonta viivytystä. Koko kuvaus on tietosuojaselosteessa.