Das Wichtigste auf einen Blick
- Schulen Sie vor Go-live nach Rolle, wo möglich in einer Testumgebung.
- Fachleitungen validieren Datensätze; sie finden, was automatische Prüfungen übersehen.
- Vergleichen Sie Standardberichte aus altem und neuem Prozess, bevor Sie das Go-live abschließen.
- Terminieren Sie die Nachprüfung im Voraus, für 2 bis 4 Wochen nach Go-live.
Schulung erfolgt nach Rolle, vor Go-live
Schulen Sie jede Gruppe für die Funktionen, die sie verantworten wird: den Planer für Generierung und Änderungen, Fachbereichsleitungen für die Prüfung ihrer Personaleinsätze, das Sekretariat für die Auswertungen, die es verteilt. Schulung, die nach Go-live stattfindet, ist Nachbesserung mit freundlicherem Namen.
Eine Testumgebung macht das Üben sicher. Mitarbeitende können Fehler machen, bevor der Live-Stundenplan von ihren Handlungen abhängt.
Validierung mit den Personen, die die Datensätze kennen
Automatische Prüfungen bestätigen die Struktur. Fachleitungen bestätigen die Bedeutung. Ihre Freigabe gehört in den größeren Ablauf, der in Steuerung des Planungszyklus beschrieben ist.
- Bestimmen Sie die Fachleitungen, die die migrierten Datensätze kennen.
- Geben Sie ihnen Zugang zu den migrierten Datensätzen in der Testumgebung.
- Bitten Sie jede, die Datensätze stichprobenartig zu prüfen, von denen ihr Bereich abhängt.
- Vergleichen Sie Standardberichte aus dem alten und dem neuen Prozess.
- Protokollieren Sie jede Abweichung mit ihrer vermuteten Ursache: Bereinigung, Mapping oder Validierung.
- Beheben, erneut prüfen und erst dann die Go-live-Entscheidung schließen.
Warum der Berichtvergleich funktioniert
Berichte verdichten viele Datensätze zu einer Seite, die erfahrene Mitarbeitende auf einen Blick lesen können. Wenn alter und neuer Prozess bei einem Standardbericht voneinander abweichen, ist etwas Bestimmtes falsch, und die Abweichung zeigt, wo.
Der Vergleich unterstützt die Prüfung durch die Fachbereiche; er ersetzt sie nicht.
So geht das in Smootables: Fachbereichsrundgänge und Export
Export timetable
Download the approved grid for teachers, rooms, or student groups.
Format
Periods
Die Rundgänge laufen in der App: Filtern Sie den Stundenplan auf das, was jeder Fachbereich sieht, und exportieren Sie dann die abgestimmte Version zur Verteilung.
- Filtern Sie auf Stundenpläne das Raster nach Lehrkraft, Raum, Ausstattung, Schülergruppe oder Schüler, um jedem Fachbereich genau seine eigene Sicht zu zeigen.
- Gehen Sie die gefilterte Sicht während der Validierung mit den Fachleitungen durch und beheben Sie Funde, solange der Stundenplan noch ein Entwurf ist.
- Ist eine Sicht abgestimmt, öffnen Sie Stundenplan exportieren und wählen Sie CSV, Excel oder PDF.
- Für gedruckte Mappen pro Lehrkraft oder Gruppe nutzen Sie den PDF-Export; die Ressourcen- und Gruppenfilter im Dialog gelten für den PDF-Export.
- Haken Sie Stunden im Wartebereich einbeziehen an, wenn nicht platzierte Stunden zur Prüfung im Export erscheinen sollen.
Die Nachprüfung nach 2 bis 4 Wochen
Das Testen findet, was Testenden einfällt. Die ersten Wochen des Livebetriebs finden den Rest: Datensätze, die nicht übertragen wurden, Workflows, die niemand aufgeschrieben hat, einen Bericht, auf den sich jemand still verlassen hat.
Terminieren Sie die Nachprüfung vor dem Go-live, damit sie tatsächlich stattfindet. Geben Sie ihre Ergebnisse zurück in Datenbereinigung, Mapping und Schulung; die nächste Phase der Migration erbt diese Schleife.
Fragen von Planern zum Rollout
Warum Fachleitungen und nicht nur die IT?
Die IT bestätigt, dass die Daten übertragen wurden; Fachleitungen bestätigen, dass sie korrekt sind. Personen, die die Datensätze kennen, entdecken Fehler, die automatische Prüfungen übersehen, weil sie wissen, was in den Datensätzen stehen sollte.
Was, wenn Mitarbeitende die alten Tabellen weiter nutzen?
Das ist eher ein Stilllegungsproblem als ein Schulungsproblem: Solange die alten Dateien aktiv bleiben, gewinnt das vertraute Werkzeug. Setzen Sie das Stilllegungsdatum als Teil des Go-live und informieren Sie alle, für die es gilt.
Was sollte die Nachprüfung nach der Migration betrachten?
Datensätze und Workflows, die nicht korrekt übertragen wurden. Die ersten Wochen des Livebetriebs bringen Probleme ans Licht, die das Testen nicht finden konnte, weil echte Arbeit Pfade nutzt, an deren Test niemand gedacht hat.