Das Wichtigste auf einen Blick
- Excel kann eine Doppelbuchung nicht abbilden, deshalb tauchen Konflikte über Beschwerden auf statt über Prüfungen.
- Versionsdrift beginnt, sobald Abteilungen eigene Kopien von Stundenplandaten pflegen.
- Ohne Prüfungshistorie kann niemand belegen, welche Datei aktuell ist oder wer was geändert hat.
- Eine kurze Risikoprüfung Ihrer eigenen Dateien liefert Belege, bevor Sie eine Änderung vorschlagen.
Der Konflikt, den Excel nicht sehen kann
Ein Stundenplankonflikt ist eine Regelverletzung: eine Lehrkraft, zwei Orte, dieselbe Zeit. Eine Tabelle speichert die beiden Einträge als unverbundene Zellen. Keine Regel verbindet sie, also warnt nichts, wenn der zweite Eintrag getippt wird.
Deshalb werden Konflikte in Excel von Menschen gefunden. Eine Lehrkraft entdeckt die Doppelbuchung in Woche eins, oder ein Raum ist nach der Veröffentlichung doppelt belegt. Manuelles Gegenprüfen kann einen Teil davon früher finden, aber es ist langsam und muss nach jeder Änderung wiederholt werden.
Versionsdrift: Welche Datei ist der Stundenplan?
Das zweite Muster braucht keine böse Absicht. Eine Fachbereichsleitung speichert eine lokale Kopie, um Änderungen auszuprobieren. Eine Assistenz hält die Datei aus dem letzten Schuljahresabschnitt zum Nachschlagen offen. Bald unterscheiden sich die Stunden derselben Lehrkraft zwischen den Dateien, und niemand kann belegen, welche Version der Stundenplan ist.
Versionsdrift wiegt am schwersten an Entscheidungspunkten: Veröffentlichung, Personalplanung und jeder Streit darüber, was vereinbart war. Wenn zwei Dateien voneinander abweichen, muss jemand die Historie von Hand rekonstruieren.
Keine Prüfungshistorie bedeutet keine Antworten
Eine Tabelle gibt Planern keine Prüfungshistorie für Stundenplanentscheidungen: keine Aufzeichnung darüber, wer die Daten geändert hat, wann sich etwas geändert hat oder welcher Version zu trauen ist. Wird der Stundenplan infrage gestellt, kann das Planungsteam die Entscheidung nicht nachvollziehen.
Die drei Muster verstärken sich gegenseitig. Auseinanderlaufende Versionen ohne Prüfungshistorie und ohne Konflikterkennung bedeuten, dass Fehler unbemerkt hineinkommen, sich zwischen Kopien ausbreiten und spät auffallen.
Sechs Anzeichen, dass Ihre Dateien gefährdet sind
Sie brauchen keinen Ausfall, um die Prüfung zu rechtfertigen. Jedes einzelne dieser Signale reicht aus, um sie durchzuführen.
- Mehr als eine Tabelle gilt als aktuell
- Abteilungen pflegen eigene Kopien von Stundenplandaten
- Lehrkraft- und Raumkonflikte werden durch manuelle Prüfung gefunden
- Doppelbuchungen sind nach der Veröffentlichung aufgetaucht
- Es gibt Uneinigkeit darüber, welche Datei maßgeblich ist
- Konflikte in Woche eins haben in einem früheren Zyklus Nacharbeit erzwungen
Führen Sie die Risikoprüfung durch
Bleiben Sie bei den Fakten. Das Ergebnis ist eine Karte der Stellen, an denen Konflikt- und Versionsrisiko in Ihren Prozess gelangt.
- Listen Sie jede Tabelle auf, die für die Stundenplanung genutzt wird, und wer sie aktualisiert.
- Markieren Sie die Stellen, an denen dieselben Lehrkraft-, Raum- oder Klassendaten in zwei Dateien liegen.
- Sammeln Sie aktuelle Beispiele für spät gefundene Konflikte, mit Datum.
- Halten Sie fest, welche Datei gewinnt, wenn Kopien voneinander abweichen, und wer das entscheidet.
- Schreiben Sie auf, wo manuelle Konfliktprüfung stattfindet und wie lange sie dauert.
- Entscheiden Sie, welche dieser Risiken vor dem nächsten Planungszyklus behoben werden müssen.
So geht das in Smootables: Versionshistorie und Prüfungshistorie
Versions and changes
Edit Log
- Maths 1 moved from Mon 08:30 to Tue 10:15
- Workshop safety pinned
- Health: teacher changed from A. Chen to M. Patel
Smootables hält den Stundenplan an einem Ort und zeichnet auf, was mit ihm geschieht. Das Panel Versionen und Änderungen listet gespeicherte Stundenplanversionen auf Zweigen, und jede frühere Version lässt sich mit Diese Version wiederherstellen zurückholen. Der aktuelle Stundenplan wird zuerst auf dem aktiven Zweig gespeichert, eine Wiederherstellung zerstört also nie Arbeit.
Daneben zeichnet der Reiter Änderungsprotokoll jede Änderung auf: eine Stunde, die von einem Slot in einen anderen verschoben wurde, einen Tausch, ein Anpinnen, einen Lehrkraftwechsel, eine Verschiebung in den Wartebereich. Wenn jemand fragt, warum sich sein Dienstag geändert hat, steht die Antwort im Protokoll statt in jemandes Gedächtnis.
Was Sie beheben sollten, bevor Sie das Werkzeug wechseln
Verringern Sie zuerst die Zahl der aktiven Kopien, machen Sie danach Konfliktbelege sichtbar. Wenn manuelle Prüfung Ihre einzige Konflikterkennung ist, halten Sie fest, wer sie durchführt und wann, damit das Risiko wenigstens eine verantwortliche Person hat.
Die Belege aus der Prüfung fließen direkt in die Datenbereinigung ein, wenn Sie migrieren. Wenn Sie noch einen Zyklus manuell bleiben, sind Konfliktlösung und Alternativen zur manuellen Stundenplanung die besseren nächsten Lektüren.
Fragen von Planern zu Excel-Stundenplanproblemen
Wir planen seit Jahren in Excel ohne Desaster. Sind diese Risiken übertrieben?
Ein dokumentierter Fall: Eine Schule mit etwa 2.000 Schülerinnen und Schülern verbrachte pro Schuljahresabschnitt drei Wochen mit der Stundenplanung in Excel und stieß trotzdem in Woche eins auf Konflikte, die einen teilweisen Neuaufbau erzwangen. Sorgfältige manuelle Arbeit verringert das Risiko. Sie beseitigt es nicht.
Löst eine einzige gemeinsame Masterdatei die Versionsdrift?
Sie verringert die Zahl der Kopien, und sie ändert nichts an den beiden anderen Mustern. Die Datei kann weiterhin keinen Konflikt erkennen, und sie hat weiterhin keine Aufzeichnung darüber, wer was geändert hat.
Welche Belege sollten wir sammeln, bevor wir eine Änderung vorschlagen?
Widersprüchliche Kopien derselben Daten, nach der Veröffentlichung gefundene Doppelbuchungen und Streit darüber, welche Datei maßgeblich ist. Konkrete Beispiele aus der eigenen Schule wiegen schwerer als jedes allgemeine Argument.