Das Wichtigste auf einen Blick
- Migration läuft in der Reihenfolge verstehen, bereinigen, zuordnen, testen, validieren, live gehen.
- Jede Stufe verdient sich die nächste: Nichts geht unvalidiert live.
- Lassen Sie alten und neuen Prozess 2 bis 4 Wochen nebeneinander laufen, bevor Sie sich festlegen.
- Setzen Sie ein Stilllegungsdatum für die alten Tabellen, sonst driften Mitarbeitende zu ihnen zurück.
Sechs Stufen, eine Regel
Verstehen, bereinigen, zuordnen, testen, validieren, live gehen. Die Regel lautet: Jede Stufe verdient sich die nächste. Daten ohne Mapping werden nicht getestet, ungetestete Daten werden nicht validiert, und nichts geht unvalidiert live.
Das Verstehen kommt zuerst, weil Tabellen Struktur verbergen. Bevor sich etwas bewegt, müssen Sie wissen, welche Dateien aktuell sind, welche Funktionen sie erfüllen und welche dieser Funktionen in dieser Phase wechseln.
Planen Sie den Parallelbetrieb
Der Parallelbetrieb ist der Test, der zählt: der neue Prozess gegen den alten, an echter Planungsarbeit, für 2 bis 4 Wochen.
- Wählen Sie die Funktionen aus, die in dieser Phase migriert werden.
- Lassen Sie die alten Tabellen und den neuen Prozess 2 bis 4 Wochen nebeneinander laufen.
- Vergleichen Sie die Ergebnisse und verfolgen Sie jede Abweichung bis zu ihrer Ursache: Daten, Mapping oder Prozess.
- Beheben Sie, was der Parallelbetrieb aufdeckt, und prüfen Sie den Fix in der Folgewoche.
- Schulen Sie die Mitarbeitenden, die die migrierten Funktionen verantworten werden.
- Legen Sie die alten Tabellen für diese Funktionen zu einem benannten Datum still.
Legen Sie die alten Dateien still, zu einem Datum
Bleiben die alten Tabellen nach der Migration aktiv, kehren Mitarbeitende zum vertrauten Werkzeug zurück, und die Schule betreibt am Ende zwei Versionen derselben Arbeit. Das erzeugt genau die Versionsdrift neu, die die Migration beenden sollte.
Die Stilllegung gehört in den Go-live-Plan: welche Dateien nicht mehr maßgeblich sind, zu welchem Datum, und wer es den Personen mitteilt, die sie nutzen.
So geht das in Smootables: Ihre Excel-Daten importieren
Import data
Column mapping
Smootables importiert Stundenplandaten aus Excel- oder CSV-Dateien über einen vierstufigen Assistenten, sodass die Schleife aus Bereinigen, Mapping und Testen im Produkt läuft statt in Skripten.
- Öffnen Sie Daten importieren in der oberen Navigation. Der Assistent führt durch Ziel, Datei, Mapping, Bestätigen.
- Wählen Sie, was die Datei enthält: Ressourcen (Lehrkräfte, Räume, Gruppen), Unterrichtsangebot (Liste der Lerneinheiten) oder Vollständiger Periodenplan (Ressourcen + Unterrichtsangebot + Stundenzahlen).
- Nutzen Sie Vorlage herunterladen, wenn Sie lieber eine saubere Struktur ausfüllen als eine Altdatei zuordnen.
- Prüfen Sie im Schritt Mapping die vorgeschlagenen Spaltenzuordnungen und stellen Sie jede nicht benötigte Spalte auf Nicht importieren (Spalte überspringen).
- Lesen Sie die Vorschau vor dem Bestätigen: Sie zählt die Lehrkräfte, Gruppen, Räume und Platzierungen, die der Import anlegen wird, und listet die in der Datei gefundenen Validierungsfehler.
Woran Migrationen tatsächlich scheitern
Die vermeidbaren Fehler haben eine gemeinsame Form: ein Datenqualitätsproblem, das niemand bemerkt hat, ein Go-live-Plan, der davon ausging, dass nichts schiefgeht, eine Schulung, die auf später verschoben wurde. Jeder hat seinen eigenen Leitfaden: Datenbereinigung für den ersten, Stakeholder-Rollout für die beiden anderen.
Die Validierung verdient ein eigenes Gate vor jedem Solverlauf. Dieses Gate behandelt Stundenplandaten prüfen, bevor Sie generieren.
Wie Go-live-Bereitschaft aussieht
Bereit heißt: Die Daten sind bereinigt, zugeordnet, getestet und validiert; die Mitarbeitenden sind für die Funktionen geschult, die sie verantworten; der Parallelbetrieb ist ohne offene Abweichungen beendet; und die alten Dateien haben ein Stilllegungsdatum, das alle Betroffenen kennen.
Fehlt eines davon, ist die Migration nicht verspätet. Sie ist unfertig.
Fragen von Planern zur Migration von Excel
Warum nicht an einem Wochenende umstellen?
Ein Big-Bang-Cutover ist der schnellste Weg zu Störungen: Jedes Daten- und Schulungsproblem schlägt auf einmal ein, im Livebetrieb. Ein phasenweiser Ansatz bringt dieselben Probleme ans Licht, während der alte Prozess noch funktioniert.
Was bedeutet "validieren" in einer Migration?
Belegen, dass die migrierten Daten einsatzbereit sind: Testimporte bestehen, die Ergebnisse stimmen während des Parallelbetriebs mit dem alten Prozess überein, und die Personen, die die Datensätze kennen, haben sie geprüft.
Wann ist die Migration abgeschlossen?
Wenn der Parallelbetrieb beendet ist, die alten Tabellen für die migrierten Funktionen stillgelegt sind und die Mitarbeitenden im neuen Prozess arbeiten, ohne zurückzufallen. Die Stilllegung ist die Ziellinie, nicht das Go-live.