Ideas clave
- La limpieza va antes de la importación: duplicados, formatos, campos vacíos, registros archivados.
- Estandarice nombres, fechas y códigos; ahí es donde se rompe la correspondencia.
- Migre los registros del año activo y archive el resto.
- Revise la asignación de campos antes de la primera importación de prueba; es el punto de rotura más común.
La lista de limpieza
Complétela antes de la primera importación de prueba. La cobertura importa más que el orden; cada punto omitido aparece después como un fallo de asignación o de validación.
- Elimine los registros duplicados de docentes, aulas, grupos y plan de estudios
- Estandarice los nombres a una sola convención
- Estandarice los formatos de fecha
- Estandarice los códigos de personal, aulas y cursos
- Complete los campos obligatorios vacíos
- Archive los registros que el año activo no usa
La asignación de campos, el punto de rotura habitual
Las estructuras antigua y nueva rara vez significan lo mismo. Estructuras propias de cada proveedor, definiciones de campos incoherentes, aulas modeladas de forma distinta en cada lado, códigos de personal que difieren entre sistemas y entradas duplicadas del plan de estudios son las causas recurrentes de las migraciones de horarios fallidas.
Cuando una importación no pasa la validación, trate el fallo como un puntero de vuelta a esta lista. Adivinar la causa cuesta más tiempo que volver a revisar la asignación.
Prepare los datos del año activo
El objetivo es una importación que pase la validación como muy tarde en el segundo intento.
- Liste los registros que el año activo realmente necesita: docentes, aulas, grupos, unidades de estudio.
- Archive todo lo que quede fuera de esa lista.
- Elimine los duplicados del conjunto activo.
- Estandarice nombres, fechas y códigos en todo el conjunto.
- Complete los campos obligatorios donde los datos de origen lo permitan; marque el resto para las personas que conocen los registros.
- Revise la asignación de campos frente a la estructura de destino antes de la primera importación de prueba.
Cómo hacerlo en Smootables: vista previa y resolución antes de importar
Import data
Column mapping
Los datos sucios afloran en dos puntos del asistente de importación de Smootables: la vista previa y la resolución de unidades de estudio.
- En el paso Asignación, asigne solo las columnas que necesita. Marque el resto como No importar (omitir columna).
- Revise los recuentos de la vista previa. Un duplicado que sobrevivió a la limpieza aparece aquí como un docente, grupo o aula de más a punto de crearse.
- Para los hallazgos listados bajo Errores de validación, vuelva al paso de asignación y corrija la asignación de columnas o los datos de origen en lugar de importar esquivándolos.
- Cuando el nombre de una unidad de estudio coincide con varias cualificaciones, el asistente le pide elegir y bloquea con Resolver todas las unidades de estudio antes de importar hasta que cada coincidencia quede resuelta.
- Corrija el archivo de origen y repita la importación de prueba hasta que la vista previa quede limpia.
Primero los registros actuales
Migrar el archivo completo multiplica cada tarea de limpieza y no añade nada que el proceso vivo necesite. Mueva el año activo, deje el archivo histórico donde está y vuelva a él solo si aparece una necesidad real.
La limpieza del lado de los datos del centro continúa en preparación de datos, que cubre la preparación para la generación: elegibilidad docente, disponibilidad y límites de horas, en lugar de higiene de migración.
Preguntas de planificadores sobre la limpieza de datos
¿Debemos limpiar en el sistema antiguo o después de importar?
Antes de importar. Los datos limpiados en origen se importan limpios en cualquier destino; los datos corregidos después de importar hay que corregirlos otra vez en la siguiente prueba. El orden de trabajo es limpiar, luego asignar, luego probar.
¿Necesitamos conservar los horarios históricos?
Consérvelos, archívelos y déjelos fuera de la migración. Migrar datos heredados multiplica el trabajo de limpieza y asignación mientras añade registros que el año activo nunca toca.
¿Qué cuenta como duplicado?
La misma cosa real que aparece como dos registros: un docente con dos grafías, un aula con dos códigos, un curso listado dos veces en el plan de estudios. Cada duplicado se convierte en dos objetos separados después de la importación si no se fusiona antes.