Points essentiels
- Le nettoyage vient avant l’import : doublons, formats, champs manquants, dossiers archivés.
- Uniformisez les noms, les dates et les codes ; c’est là que les rapprochements cassent.
- Migrez les dossiers de l’année active et archivez le reste.
- Vérifiez la correspondance des champs avant le premier import de test ; c’est le point de rupture le plus courant.
La liste de contrôle du nettoyage
Parcourez cette liste avant le premier import de test. La couverture compte plus que l’ordre ; chaque élément sauté réapparaît plus tard comme un échec de correspondance ou de validation.
- Supprimer les doublons d’enseignants, de salles, de groupes et de programme
- Uniformiser les noms selon une seule convention
- Uniformiser les formats de date
- Uniformiser les codes de personnel, de salle et de cours
- Compléter les champs obligatoires manquants
- Archiver les dossiers que l’année active n’utilise pas
La correspondance des champs, point de rupture habituel
Les anciennes et les nouvelles structures signifient rarement la même chose. Des structures propres à un fournisseur, des définitions de champs incohérentes, des salles modélisées différemment de chaque côté, des codes de personnel qui diffèrent entre systèmes et des entrées de programme en double sont les causes récurrentes des migrations d’emploi du temps échouées.
Quand un import échoue à la validation, traitez l’échec comme un renvoi vers cette liste. Deviner la cause coûte plus de temps que revérifier la correspondance.
Préparez les données de l’année active
L’objectif est un import qui passe la validation au deuxième essai au plus tard.
- Listez les dossiers dont l’année active a réellement besoin : enseignants, salles, groupes, unités d’enseignement.
- Archivez tout ce qui sort de cette liste.
- Dédoublonnez l’ensemble actif.
- Uniformisez les noms, les dates et les codes sur tout l’ensemble.
- Complétez les champs obligatoires quand les données source le permettent ; signalez le reste aux personnes qui connaissent les dossiers.
- Vérifiez la correspondance des champs par rapport à la structure cible avant le premier import de test.
Comment faire dans Smootables : aperçu et résolution avant l’import
Import data
Column mapping
Les données sales apparaissent à deux endroits dans l’assistant d’import de Smootables : l’aperçu et la résolution des unités d’enseignement.
- À l’étape Correspondance, ne mappez que les colonnes nécessaires. Réglez le reste sur Ne pas importer (ignorer la colonne).
- Vérifiez les comptes de l’aperçu. Un doublon qui a survécu au nettoyage apparaît ici comme un enseignant, un groupe ou une salle de plus sur le point d’être créé.
- Pour les constats listés sous Erreurs de validation, revenez à l’étape de correspondance et corrigez la correspondance de colonne ou les données source plutôt que d’importer en les contournant.
- Quand un nom d’unité d’enseignement correspond à plusieurs qualifications, l’assistant vous demande de choisir et bloque avec Résoudre toutes les unités d’enseignement avant l’import jusqu’à ce que chaque correspondance soit réglée.
- Corrigez le fichier source et relancez l’import de test jusqu’à ce que l’aperçu soit propre.
Les dossiers courants d’abord
Migrer l’archive complète multiplie chaque tâche de nettoyage et n’ajoute rien dont le processus actif a besoin. Déplacez l’année active, laissez l’archive où elle est et n’y revenez que si un vrai besoin apparaît.
Le nettoyage côté données scolaires continue dans préparation des données, qui couvre la préparation à la génération : éligibilité à l’enseignement, disponibilités et limites d’heures plutôt que l’hygiène de migration.
Questions des planificateurs sur le nettoyage des données
Faut-il nettoyer dans l’ancien système ou après l’import ?
Avant l’import. Des données nettoyées à la source s’importent proprement partout ; des données corrigées après l’import doivent être corrigées à nouveau au prochain test. L’ordre de travail est nettoyer, puis mapper, puis tester.
Devons-nous conserver les emplois du temps historiques ?
Conservez-les, archivez-les et laissez-les hors de la migration. Migrer des données héritées multiplie le travail de nettoyage et de correspondance tout en ajoutant des dossiers que l’année active ne touche jamais.
Qu’est-ce qui compte comme doublon ?
La même chose réelle apparaissant comme deux enregistrements : un enseignant sous deux orthographes, une salle sous deux codes, un cours listé deux fois dans le programme. Chaque doublon devient deux objets distincts après l’import s’il n’est pas fusionné d’abord.